Bagian Bagian Surat dan Fungsinya TERLENGKAP


Bagian Bagian Surat dan Fungsinya TERLENGKAP – 1 Kepala (Kop)

            Surat
resmi pada umumnya ditulis pada kertas yang memakai kepada surat atau kop.
Biasnaya kepada surat disusun dengan tata letak yang menarik, terutama kepala
surat perusahaan. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan
identitas organisasi, yaitu :

a)
Nama organisasi atau lembaga
b)
Alamat kantor pusat dan cabang
c)
Nomor telepon
d)
Nomor faksimili
e)
Nomor kotak pos atau trompol pos
f)
Alamat kawat/e-mail
g)
Lambang/logo
Khusus
pada surat-surat perusahaan, pada kepada surat juga sering dicantumkan
macamusaha atau bidang kegiatan dan nama bankir sebagai referensi. Adapun
manfaat dari kepala surat yaitu :
1)
Identitas organisasi
2)
Mengetahui nama dan alamat
kantor/organisasi
3)
Memberi informasi atau keterangan
tentang organisasi
4)
Alat promosi
2 Nomor
            Setiap
surat resmi terutama yangdikirm ke luar lingkungan organisasi hendaknya diberi
nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna :
a)
Untuk memudahkan pengaturan surat,
terutama penyimpanan dan penemuannnya kembali (ingat penyimpanan surat dengan
sisitem nomor)
b)
Untuk mnegetahui jumlah surat yang
dikeluarkan dalam periode tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah)
c)
Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan
surat-menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau yang
ditindaklanjuti)
             Rangkaian nomor surat umumnya
terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan dan tahun pembuatan surat. Misalnya
08/MH/I/2010
3 Tanggal
            Cara
menulis tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun dibedakan antara surat
pribadi dan surat resmi. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan
alamat pengirim surat.
Jalan Abad III No.26, Bandung 40154
                                                                                                08 Januari
2010
   Yth.
Prof. Dr. H. Abyan Yanfa
    Trs
Jln Jakarta/Hantap No.12
    Bandung
40281
   …………   ………….
         …………………………………………………………………………………..
     ………………………………………………………………………………………

 

 

Penulisan
tanggal untuk surat resmi yangmemakai kepala surat tidak wajib oleh nama kota
karena nama kota telah tercantum pada kepala surat.
  Masharyono,
S.Pd
  Jalan
Abad III No.26,
  Bandung
40154
08 Januari 2010
  Yth.
Prof. Dr. H. Abyan Yanfa
  Trs
Jln Jakarta/Hantap No.12
  Bandung
40281
   …………   ………….
           ……………………………………………………………………………………
   ……………………………………………………………………………………………
           
 4 Lampiran
Lampiran
adalah sesuuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu  berupa dokumen yang merupakan kesatuan
dengansurat pengantarnya. Suat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi :
1)      Untuk
menyampaikan maksud pengirimannya
2)      Sebagai
pengantar untuk lampirannya.
Untuk
menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu menyebutkan
satu persatu tiap dokumen yang dilampirkan (bila lampirannya sedikit) dan
menyebutkan secara umum (bila lampirannya banyak).
5 Hal atau Perihal
            Perihal
berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat.
Perihal surat sama fungsinya dengan judul [pada karangan lain. Kedudukan hal
atau perihal dalam surat resmi kiranya sudah mantap dan tentang posisinya tidak
ada maslah, yaitu di bawah lampiran.
            Adapun ketentuan dalam penulisan
perihal atau hal yaitu :
1)      Bila
perihal ditulis denganhuruf biasa (gabungan huruf kapital dan huruf
kecil/undercase), huruf awal setiap kata depan atau kata penghubung harus
ditulis dengan huruf kecil
2)      Sebaiknya
perihal surat tidak ditulis seluruhnya dengan huruff kapital karena huruf
kapital hanya dipakai untuk menuliskan judul surat.
3)      Pada
akhir perihal tidak diberi tanda titik
4)      Bila
perihal lebih dari sati baris, jarak pengetikan antara baris adalah satu spasi.
5)      Pemakaian
garis bawah sketang inisudah tidak lazim.
6 Alamat Tujuan
            Alamat
tujuan ada dua macam :
1)      Alamat
luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
2)      Alamat
luar yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat
Ada
bebrapa hal yang harus diperahatikan dalam penulisan alamt tujuan yaitu:
1)     Alamat
tujuan beserta alamat pengirim ditempatkan pada satu sisi amplop saja.
2)     Alamat
surat tidak wajib diawali dengan kepada dan sejinisnya asalkan alamat tujuan
ditempatkan pada posisi yan tepat.
3)     Ungkapan
yang trehormat (Yth) sebagai penghalus tidak selalu dipakai dalam alamat surat.
4)     Surat
dari seseorang yang dirasa perlu disapa dengan ungkapan Yth, misalnya orang
atau yang dituakan, alim ulama, para pemuka
masyarakat dan orang-orang lainnya yang pantas disapa dengan Yth.
Milsanya Yth. Direktur…..
7 Salam Pembuka
            Salam
pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunannya agar surat tidak terasa
kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat
berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah. Dalam kenyataannya bahwa
surat pribadi selalu memakai salampembuka, surat niaga, dan surat dinas
pemerintah jarang memakai salam pemuka.
8 Isi Surat
            Jika
dilihat dari segi komposisi isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri
dari tiga macam alinea yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea
penutup. Ketiga alinea tersebut menjalankan fungsi tertentu dalam karangan,
termasuk di dalam surat.
8.1 Alinea Pembuka
            Alinea
pembuka pada sebuah surat berfungsi sebgai pengantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui masalah pokok surat. Di dalam surat resmi, alinea pembuka harus
telah mengandung masalah pokok surat, sehingga setelah membaca alinea pembuka,
pembaca surat tidak lagi bertanya-tanya atau merasa heran akansurat yang
diterimanya.
Bunyi
alinea pembuka berpengaruh besar terhadap keberhasilan surat secara keseluruhan
karena alinea pembuka merupakan isi surat yangpaling awal dibaca.
8.2 Alinea Transisi
            Yaitu
selurih alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan penutup. Alinea transisi
berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang maslah pokok surat yang
sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi sangat penting karena di
dalamnya terdapat isi surat sesungguhnya berupa pesan-pesan yangingin
disampaikan olej pengirim surat. Oleh sebab itu, alinea transisi ini sering
disebut dengan alinea isi atau alinea pesan.
8.3 Alinea Penutup
            Alinea penutup berfungsi untuk
menandakan uaraian masalah pokok surat sudah selesai. Alinea ini tidak lagi
berisi keterangan atau rincian, tetapi lebih merupakan kesimpulan,mengemukakan
harapan, atau imbauan danmengucapkan terima kasih apabila perlu.
9 Salam Penutup
            Pemakaian
salam penutup sama halnya dengan salam pembuka sifatnya tidak wajib. Pada
kenyataannya surat pribadi dan surat niaga selalu memakai salampenutup
sedangkan surat dinas pemerintah jarang memakai salam penutup. Salam penutup
hanya dipakai dalam surat-surat berita tempatnya di bawah isi surat. Gunannya
untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim terhadap penerima
surat.
10 Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat
            Dalam
surat niaga, setelah salam penutup masih sering tercantum nama organisasi yang
mengeluarkan surat. Hal itu dimaksudkan untuk menegaskan bahwa surat yang
dikirim mewakili organisasi, bukan mewakili pribadi.
Misalnya
:
Hormat
saya,
Abyan
Yanfa
Direktur
Utama
11 Jabatan Penanda Tanganan
            Jika
dalam surat niaga nama penanda tangan ditempatkan di bawah tanda tagan, di
dalam surat pemerintah justru kebalikannya nama jabatan dicantumkan lebih
dhaulu, kemudian tanda tangan barulah diikuti oleh nama penand atangan di
bawahnya.
Contohnya
:
1)      Surat
niaga
Hormat
saya,
PT.
Computer Int.
Siti
Hapsah
Sekretrais
Direksi
2)      Surat
pemerintah
Kabag
Keuangan
Abyan
Yanfa, S.E
NIP.
13340419
12 Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
            Dalam
tradisi korespondensi di Indonesia yangboleh menandatangani surat adalah orang
yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menandatangani sebuah
ssurat adalah orang yang beranggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya
baik atas nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi.
13 Tembusan
            Sebuah
surat akanmempunyai tembusan bila kopi surat dikirmkan kepada pihak ketiga yang
ada sangkut paut atau keterkaitannya dengan surat yangdikeluarkannya.
Kadnag-kadang ada pejabat atau pihak yang harus mengetahui terbitnya surat
karena surat itu menyangkut bidnag tugasnya karena kepadanya harus diberikan
tembusan.
Misalnya
:
Tembusan :
1)
Pimpinan BNI 46 Cabang UPI
2)
Rektor UPI
14 Inisial Pengongsep dan Pengetik
            Inisial
adalah singkatan nama pengongsep danpengetik surat. Inisial kebanyakan terdiri
atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil dan huruf
awal nama keluarga, misalnya Abyan Yanfa = ay. Inisial banyak dipakai dalam
surat bisnis. Gunanya untuk mengetahui pengongsep dan pengetik surat, jika
sewaktu-waktu diperlukan orangnya dicari.
  …………………………………………………………………………………………………
  …………………………………………………………………………………………………
  …………………………………………………………………………………………………
  …………………………………………………………………………………………………
  …………………………………….

 

Abyan
Yanfa

                                                                                                Direktur
   ab

 


Bagian Bagian Surat dan Fungsinya TERLENGKAP | jati | 4.5