Bagian Bagian Surat dan Fungsinya,Pengertian,Tujuan

Bagian Bagian Surat dan Fungsinya,Pengertian,Tujuan – Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Fungsi Surat

  • Terdapat beberapa fungsi diantaranya adalah untuk :
  • Sarana Pemberitahuan
  • Sarana Permintaan
  • Buah Pikiran
  • Ide atau Gagasan
  • Sebagai Sebuah Alat Pengingat
  • Bukti Historis
  • Pedoman Kerja

Jenis Surat

Surat memiliki dua jenis yakni Surat Pribadi dan Surat Resmi, Untuk memahami perbedaanya simaklah ciri dan karakteristiknya.

  • Surat Pribadi

Surat pribadi adalah sebuah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi misalnya untuk berhubungan dengan teman dan keluarga. Jenis surat ini sudah jarang digunakan di era modern ini karena telah beralih kepada SNS atau social media dan e-mail.

Ciri-ciri Surat Pribadi

  • Tidak menggunakan kop surat
  • Tidak menggunakan nomor surat
  • Salam pembuka dan penutupnya lebih bervariasi
  • Biasanya bahasa yang digunakan tidak formal terserah dengan keinginan si penulis.
  • Format surat bebas, tidak memiliki pakem-pakem tertentu.
  • Surat Resmi

Surat Resmi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi
Surat Resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

  • Menggunakan kop surat
  • Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  • Menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum
  • Menggunakan bahasa resmi
  • Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
  • Memiliki format baku

Tujuan Surat

Tujuan seseorang atau suatu organisasi/kantor menulis surat adalah:
  • Menyampaikan informasi
  • Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
  • Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir.
  • Mengehemat waktu, tenaga, dan biaya dari pada bertemu langsung dengan pihak yang dituju.
Pada kenyataan, dalam menulis surat ada beberapa kesalahan yang sering ditemukan, baik diinstansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahan-perusahan. Kesalahan-kesalahan tersebut antara lain:
  • Penggunaan tanda baca yang kurang tepat sehingga menimbulkan salah pengertian.
  • Susunan kalimat yang tidak lengkap.
  • Tata bahasa yang tidak teratur.
  • Ketikan salah atau banyak yang kotor.
  • Pemakian kata dan istlah asing yang tidak tepat.
  • Kurang sopan dan ceroboh dalam mengutarkan gagasan.
  • Penggunanaan ejaan yang tidak sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.
  • Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele.
  • Susunan isi atau komposisi surat yang tidak teratur.

BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI

1) Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2) Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
Contoh 2)
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya No. 62
Jakarta Pusat
Contoh 3)
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Medan 15320
Sumatera Utara
d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.
8) Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
11) Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.