Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat dinas adalah Sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyamapaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :

• Surat dinas sebagai duta atau wakil penuli untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
• Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipka dan dapat dilihat lagi jika diperlukan,
• Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi,
• Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat surat perjanjian
• Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjtunya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang perubahandan perkembanagan suatu instansi, yuridis dan adminstratif.

Syarat untuk surat dinas

Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
• Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
• Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Jenis Surat Dinas

• Bentuk setengah lurus dengan posisi alamat surat dan ditempatkan disebelah kanan atas dibawah lokasi dan tanggal surat, bentuk surat resmi yang satu ini disebut juga bentuk surat dinas lama.
• Bentuk setengah lurus dan memiliki ciri-ciri yang lebih khusus tertuju pada surat-surat dinas ekslusif seperti surat pengantar, surat instruksi, surat tugas, surat keputusan dll.
• Bentuk setengah lurus dengan alamat surat dituliskan pada bagian kiri setelah nomer, lampiran, dan perihal surat. Bentuk surat ini merupakan bentuk pengembangan dari bentuk surat dinas lama sehingga bentuk surat ini disebut juga surat pengembangan Indonesia baru.

Suatu surat dapat dikatan surat dinas apabila surat ini memiliki ciri-ciri dibawah ini.

Ciri-ciri surat dinas

• Menggunakan bahasa yang baku
• Memiliki kepala surat (nama instansi beserta alamatnya)
• Memiliki nomer surat dan tanggal surat
• Memiliki perihal, yakni maksud dan tujuan surat tersebut
• Lampiran
• Boleh memiliki tembusan

Tata Cara Penulisan

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat resmi :

• Menulis setiap bagian surat dengan aturan penuliran yang benar

Setiap bagian surat harus ditulis sesuai dengan aturan yang berlaku dari mulai ukuran huruf ,jenis huruf, ukuran kertas dan warna huruf.

• Pesan

Pesan surat yang disampaikan harus jelas supaya pembaca benar-benar memahami isi dari tujuan surat yang anda kirim dengan menggunakan sifat bahasa yang baku, singkat, jelas dan padat.

• Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan

Agar tidak terjadi kesalahan pendapat maka si penulis surat harus benar-benar memahami kedudukan masalah pokok yang dihadapi.

• Pengirim surat

Ketika membaca surat yang perlu anda perhatikan yakni adalah dari siapa surat itu datang, karena dengan mengetahui  latar belakang surat tersebut sikap respon terhadap surat itu sendiri berpengaruh besar.

• Penerima surat

Penerima surat adalah orang yang menerima surat, pengirim surat harus mengetahui dan memahami sasaran dari surat yang dituju entah itu kepada atasan ataupun bawahan dengan tujuan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan penulis

• Saluran

Saluaran adalah sebuah jalur yang digunakan dalam surat untuk melampaui surat misalnya karena menggunakan prangko ataupun melalui kurir, harus menandatangani tanda penerimaan sebagai bukti surat telah sapai ditangann penerima.

Setelah anda memahami semua ciri dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam cara pembuatan surat dinas, kini yang perlu anda perhatikan kembali yaitu bagian bagian dan cara membuat surat dinas yang baik dan benar, berikut bagian-bagian dan funsgsi dari surat dinas :

• Kop surat

Kop surat atau kepala surat terletak pada bagian atas lembaran surat, kop surat ini berisi mengenai bukti diri instansi atau lembaga yang bersangkutan.

• Nomor surat

Syarat surat dinas yang lainnya yaitu harus mempunyai atau menyertakan nomor surat didalam nya, tujuannya sebagai bukti pengarsipan. Biasanya didalam surat tulisan “Nomor” sering disingkat menjadi “NO”

• Tanggal surat

Kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan surat dinas adalah pada lembaran kertas yakni pada kepala surat dengan menuliskan nama kota terlebih dahulu, yang harus anda ketahui dalam penulisan surat dinas penulisan kota tidak perlu karena sudah tercantum didalam kepala surat. Dan untuk penulisan bulan tahun dan tanggalnya pun tidak boleh disingkat misalnya bulan juni menjadi jun ataupun tanggal menggunakan angka romawi.

• Lampiran

Pada surat dinas kepemerintahan kata lampiran dicantumkan dibawah kata nomor dan cantumkan berapa berkas atau lembar surat yang dilampirkan.

• Perihal surat

Perihal surat adalah inti isi maksud dan tujuan sebuah surat dikirim, bagian perihal ini dibuat untuk memudahkan si penerima untuk mengetahui maksud dan tujuan pengiriman surat tetapi ingat untuk tulisan didalam perihal ini tidak usah merangkai kata terlalu panjang cukup garis besar dari tujuan surat dinas nya itu sendiri dibuat.

• Alamat surat

Alamat surat pada surat dinas biasanya terletak pada bagian luar sampul surat dan didalam lembaran surat didalamnya pun juga harus tercantum. Adapun untuk penulisan alamat suratnya sebaiknya diawali dengan sebutan sipenerima surat misalnya Ibu, bapak ataupun saudara. Apabila nama gelar atau jabatan akan dicantumkan maka untuk kata ibu, bapak atau saudara tidak perlu dicantumkan.

• Salam pembuka

Salam pembuka didalam surat resmi ataupun surat dinas adalah sebuah tatakrama kesopanan dan penghormatan pengirim surat kepada penerima surat.

• Badan surat

Untuk badan atau isi surat ini terdiri dari beberapa bagian lagi, yakni paragraf pembuka sebagai kata-kata pengantar ataupun ucapan salam, isi surat dan penutup sebagai penegasan dari isi suratjuga ucapan salam dan tanda terimakasih.

• Salam penutup

Salam penutup dimaksudkan sebagai penghargaan dan penghormatan pengirim surat untuk penerima.

• Nama instansi

Penulisan nama instansi dilakukan jika menggunakan stempel yang berbentuk bulat apabila stempel berbentuk kotak atau sebaginnya hal ini tidak diperlukan.

• Nama dan tanda tangan pengirim surat

Dalam penandatanganan surat dinas biasanya yang melakukannya adalah pimpinan dari sebuah lembga atau instansi yang bersangkutan.

• Tembusan

Tembusan terletak dikiri bawah diaatas tanda tangan.

CONTOH SURAT DINAS