7 contoh notulen rapat,Diskusi,Pensi,Fungsi,Pengertian Notulen

7 contoh notulen rapat,Diskusi,Pensi,Fungsi,Pengertian Notulen - Untuk anda yang terbiasa melakukan kegiatan berorganisasi seperti seminar, diskusi maupun rapat tentu sudah tidak asing lagi dengan yang namanya notulen dan berita acara. Unuk masalah berita acara rapat sudah pernah kita bahas di postingan sebelumnya, oleh sebab itu kali ini kita akan membahas cara membuat notulen yang baik dan benar. Notulen atau yang sering di sebut notula ini merupakan ringkasan mengenai jalanya suatu kegiatan organisasi seperti diskusi, seminar, rapat atau sidang tentang hal yang di bicarakan, di tetapkan dan sepakati  dari awal hingga akhir acara.  Notulen rapat bisa berbentuk padat, ringkas maupun sistematis agar setelah selesai waktu acara seseorang bisa mengetahui hasil rapat sebagai bahan dokumentasi aktivitas rapat. Orang yang mencatat hasil dari rapat tersebut disebut dengan notulis.




Banyak manfaat yang di dapatkan dari pembuatan notulen ini diantaranya yaitu sebagai bukti bahwa sudah diadakannya rapat, berfungsi sebagai aktivitas yang di hasilkan dari ketentuan rapat dan sebagai pengukur berhasil dan tidaknya rapat yang berlangsung. Untuk itu, sangat penting dalam sebuah kegiatan di buat notulen yang merupakan hasil tertulis dari kegiatan yang di laksanakan. Sebagai referensi bagia Anda para sekretaris, berikut ini kami berikan tips caramembuat Notulen yang benar. Untuk membuat Notulen rapat harus diperhatikan beberapa hal seperti di bawah ini :

Isi Notulen Rapat

Dalam membuat notulen rapat , harus memenuhi beberapa isian diantaranya sebagai berikut :
  • Tujuan dari diadakannya aktivitas sidang atau rapat
  • Hal-hal yang akan di bicarakan saat rapat berlangsung
  • Rekomendasi dan keputusan dari proses acara
  • Waktu pelaksanaan
  • Pihak-pihak yang berkaitan dalam acara

Susunan notulen

Saat menulis notulen terdapat beberapa rangkaian yang perlu diperhatikan agar notulen yang di buat bisa tersusun secara sistematis. Berikut susunan pembuatan notulen yang benar :
  • Kepala Notulen yaitu bagian awal dalam pembuatan notulen. Kepala notulen berisi mengenai :
  • Topik yang menjadi pembahasan
  • Hari dan tanggal acara
  • Waktu acara
  • Tempat acara
  • Dalam hal ini biasanya mencakup ketua, wakil ketua, sekretaris, notulis dan peserta.

Isi Notulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari beberapa hal yang di ulas hingga mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat. Agar isi notulis bisa tersusun secara sistematis maka harus di buat menjadi 4 bagian, di antaranya:
  •  Kata Pembuka
  • Topik pembahasan
  • Pembacaan keputusan
  • Waktu penutupan

Bagian Akhir Notulen, yaitu bagian penulisan paling akhir yang mengulas penjelasan tentang hal-hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen ini di bagi menjadi 3 bagian yakni :

  • Nama jabatan
  • Tanda tangan
  • Nama pejabat, pangkat maupun NIP

Penandatanganan, pada bagian ini diisi mengenai tanda tangan dari pihak-pihak yang dianggap ikut andil dan bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan tersebut. Umumnya, notula tersebut di tanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris dan notulis itu sendiri.

Pengertian Notulis


Notulis merupakan seseorang yang bertugas membuat notulen rapat dari awal hingga akhir acara. Dalam memilih notulis ada baiknya harus memperhatikan kemampuan dari notulis itu sendiri, karena notulis dituntut untuk harus selalu menangkap dengan terperinci hal-hal apa saja yang harus di tulis saat acara diadakan.

Pengertian Notulen

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notula memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat.

Penulisan notula harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.

Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

Tugas Notulis

Notulis berperan penting saat diadakan acara. Berikut beberapa tugas notulis yang perlu dicatat dalam kegiatan :
  • Mencatat jumlah peserta
  • Mencacat tema masalah
  • Menuliskan rangkuman hingga mendapatkan hasil dari diskusi tersebut
  • Mencatat waktu ketika diskusi berjalan
  • Mendokumentasikan catatan mengenai diskusi yang sedang di kerjakan
  • Memperhatikan dengan seksama serta menuliskan segala hal agar diskusi berjalan dengan baik dan sistematis

Fungsi Notulen

1. Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5. Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

 CONTOH-CONTOH NOTULEN :

Contoh Notulen Unit Kegiatan Mahasiswa
 
Rapat Persiapan Pensi Menyambut Dies Natalis Universitas

Hari, Tanggal, dan Tempat : Rabu, 09 November 2016

Waktu : 09.00-11.00

Materi Rapat : Persiapan Pensi Menyambut Dies Natalis Universitas

Rapat persiapan pensi menyambut Dies Natalis Universitas akan dihadiri oleh :

Pimpinan : Bangkit Setyo Wibowo (Ketua UKM)

Rapat Notulis :Faisal Muhammad

Peserta :15 orang

Terdiri atas:-

Tidak hadir:-

Pelaksanaan Rapat :

Kegiatan Pembukaan :
  • Acara Pembukaan Kegiatan Rapat dibuka oleh Ketua UKM

  • Sambutan Rektorat

  • Dalam sambutan Rektorat menyarankan supaya Panitia Pelaksana Kegiatan terdiri atas perwakilan setiap jurusan.

  • Pengisi acara pensi dies natalisakan lebih baik terdiri dari UKM setiap fakultas.

Acara Inti:

Pembentukan Panitia Pelaksana

Memperhatikan dari arahan yang diberikan oleh Rektorat, maka panitia pelaksana acara pensi dies natalis universitas yaitu:

Ketua :Mira Lesmana

Sekretaris : Tri Yuni Astuti

Bendahara :Nurul Hidayah

Seksi acara :Heru Muhammad, dibantu oleh beberapa orang:

  1. Widya Lestari

  2. Puji Dwi Lestari

  3. Mega Situmorang

  4. Rodhiyah

  5. Morgan Hutapea

  6. Suci Lestari

  7. Shanindya Yumna

Pelaksanaan Acara :

  • Persiapan pensi 25-29 November 2016

  • Rapat kepanitianaan 30 November 2016

  • Pelaksanaan Kegiatan Pensi 2 Oktober
    Penutup

Kegiatan rapat ditutup oleh Ketua UKM selaku pimpinan rapat pada pukul 11.00 WIB.

ttd

Notulis,
Contoh Notulen Rapat Kantor

Agenda Rapat : Membahas Peningkatan Kinerja Karyawan

Hari/Tanggal   : 12 Oktober 2013

Pukul               : 10.00 WIB

Tempat            : Ruang Rapat Kantor

Pemimpin Rapat : Pak Syuhaeri selaku Direktur Kantor

Notulen Rapat : Sri Martini

NotulensiRapat : Cara meningkatkan kinerja karyawan yaitu dengan cara memotivasi karyawan supaya bekerja lebih giat lagi. Selain itu juga dengan meningkatkan fasilitas kantor supaya karyawan yang bekerja bisa betah, dengan begitu kinerjanya akan lebih baik.
Contoh Notulen Rapat Kantor PHK
Agenda Rapat : Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan

Pukul : 14.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat

Pemimpin Rapat : Direktur Utama PT SENTOSA

Notulen : Kusuma Wardhani

Notulensi Rapat : pemutusan hubungan kerja (PHK) yang akan dilakukan PT SENTOSA dilakukan terkait adanya krisis ekonomi yang sedang melanda Indonesia saat ini. Karena itu, PHK dilakukan agar perusahaan tetap berjalan, dan karyawan yang di PHK akan diberikan pesangon sesuai dengan jabatannya masing-masing.

Contoh Notula Rapat OSIS


SMK 1 Pamanahan

Hari & tanggal : Senin, 31 Oktober 2014

Waktu : 12.00-13.00 WIB

Tempat : Ruang OSIS SMK 1 Pamanahan

Materi Rapat : Rencana Penyelenggaraan Pentas Budaya

Pimpinan Rapat :Syeila Margaret (Ketua OSIS)

Notulis :Shofia Magdalena

Jumlah peserta yang hadir : 20 orang

Tidak hadir : –

Susunan acara :

  1. Pembukaan

  2. Pembahasan

  3. Penutup

Pokok Pembahasan :

  1. Tujuan diadakan pentas budaya

  2. Waktu pelaksanaan pentas budaya

  3. Peserta pentas

  4. Biaya pelaksanaan pentas

  5. Pembuka acara

  6. Pembentukan panitia pentas

Hasil pembahasan :

  1. Kegiatan pentas budaya bertujuan untuk melestarikan budaya Indonesia

  2. Kegiatan pentas budaya akan dilaksanakan pada 12 November 2014

  3. Peserta pentas budaya adalah siswa siswi SMK 1 Pamanahan

  4. Biaya pelaksanaan kegiatan berasal dari anggaran OSIS dan sponsor

  5. Pembuka acara pentas budaya adalah Kepala SMK 1 Pamanahan

  6. Panitia pelaksanaan pentas budaya diketuai oleh IkhsanArkanul Arifin

Bandung, 10 Oktober 2014

Ketua                                                                                                                           notulis

Syeila Margaret                                                                                              Shofia Magdalena

 

Contoh Notulen Diskusi


Agenda Diskusi : Membahas Kerja Kelompok
Hari/Tanggal   : 11 Juli 2011

Pukul               :09.00 WIB

Tempat            : Gazebo Pelita Jaya

Pemimpin Diskusi :Nadia selaku ketua kelompok

Notulen Rapat : Putik Diah Lestari

NotulensiRapat :kerja kelompok akan mengadakan kegiatan ke PT. Tambi untuk melaksanakan survei mengenai faktor produksi dalam pembuatan Teh Tambi. Kemudian hasil survei tersebut akan dibuat menjadi laporan kelompok dan diserahkan kepada guru pembimbing pelajaran ekonomi.

Dengan pengertian dan contoh-contoh diatas, pastinya kalian semakin tahu apa itu notulen. Rasa penasaran akan apa itu notulen sudah hilang bukan?

Itulah beberapa informasi yang bisa kalian ketahui tentang contoh notulen rapat kantor, sekolah, organisasi, & diskusi. Semoga informasi contoh notulen rapat kantor, sekolah, organisasi, & diskusi diatas bisa membantu kalian semua.

Contoh Notulen Rapat Osis


Agenda Rapat : Persiapan Lomba 17 Agustus
Hari / Tanggal : 15 Juli 2016
Pukul : 16.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Osis
Pimpinan Rapat : Indra Amrullah, Ketua Osis SMPN 02 Semarang
Notulen Rapat : Ariffyani
Peserta : Kepala Sekolah, 25 Anggota OSIS, Ketua Kelas 7, 8,9
Tidak Hadir : 2 orang
Susunan Acara :
Pembukaan
Pembahasan
Penutup
Pokok Pembahasan :
Presentasi hasil rapat koordinasi per divisi
Rancangan Anggaran Belanja sudah selesai, tinggal koordinasi dengan TU
Persiapan panitia sudah 70 %
List lomba yang diselenggarakan adalah lomba balap karung, cerdas cermat,panjat pinang dan menulis essay
Semarang, 15 Juli 2016

Ketua Osis Notulensi

Indra Amrulla Arifyani

Contoh Notulen Osis Pensi