Surat bisnis adalah bentuk komunikasi formal yang sangat dibutuhkan ketika Anda hendak mengembangkan usaha Anda. Bisa berupa pertukaran informasi, negosiasi atau transaksi bisnis. Memang tujuan surat ini bisa beragam.
Agar bisa mendapat mitra kerja yang besar, setidaknya Anda harus tahu terlebih dahulu cara membuat surat bisnis atau surat niaga untuk berbagai kepentingan. Berikut cara menulis surat bisnis yang baik dan benar beserta formatnya agar usaha Anda terus berkembang. Simak selengkapnya!
Cara Menulis Surat Bisnis
Untuk membuat surat bisnis yang profesional, ada beberapa langkah yang perlu Anda perhatikan, di antaranya seperti:
1. Identifikasikan tujuan surat bisnis
Cara menulis surat bisnis yang baik dan benar yang pertama adalah mengidentifikasikan terlebih dahulu tujuan surat bisnis. Seperti yang sudah sempat dijelaskan sekilas di pembukaan, tujuan surat bisnis ini sangat beragam.
Mulai dari komunikasi informasi, permintaan atau penawaran, pemberitahuan resmi, pertukaran informasi, membangun hubungan bisnis, mempromosikan brand dan juga negosiasi. Sebab dalam membangun dan mengembangkan usaha itu sangat kompleks sekali.
Sehingga langkah pertama yang harus Anda lakukan saat hendak menulis dokumen bisnis adalah mengetahui tujuannya. Sehingga dalam menyusunnya tepat, efisien dan tentunya profesional.
2. Kenali calon mitra bisnis Anda
Selanjutnya, setelah Anda sudah berhasil mengidentifikasikan tujuan surat bisnis yang hendak dibuat maka Anda juga harus mengenali calon mitra bisnis Anda. Mengenali calon mitra bisnis Anda membuat lebih mudah dalam menyusun dokumen bisnis apapun.
Oleh karena itu, sebelum mengambil keputusan menunjuk calon mitra bisnis Anda sebisa mungkin melakukan riset pasar secara mendalam dan detail. Mulai dari visi misi perusahan, reputasi dan referensi, hingga referensi industri. Sebab tentu bentuk surat bisnis akan berbeda isinya dengan perbedaan calon mitra bisnis.
3. Gunakan format surat resmi
Masuk ke cara penulisan, pastikan bahwa Anda menggunakan format surat yang resmi. Format surat yang resmi menunjukkan bahwa perusahaan Anda memang profesional dan berintegritas. Apalagi jika Anda baru mengirimkan surat ini ke mitra baru perusahaan, tentu ini menjadi penentuan berkembangnya usaha.
Kecuali jika memang Anda telah melakukan riset dan menemukan bahwa perusahaan calon mitra bisnis Anda lebih suka gaya bahasa nonformal. Kebanyakan perusahaan di industri kreatif lebih memilih surat bisnis dengan gaya santai, dan desain yang unik. Disinilah letak pentingnya mengetahui calon mitra usaha Anda, karena akan menentukan bentuk surat bisnis yang hendak disampaikan.
4. Sesuaikan salam pembuka
Hal pertama yang penting diperhatikan adalah bagian salam pembuka. Sesuaikan salam pembuka dengan preferensi calon mitra usaha. Anda bisa gunakan salam pembuka formal seperti ‘dengan hormat’, ‘segenap hormat, dan ‘salam sejahtera’. Sementara, jika hendak menggunakan salam pembuka yang non formal bisa gunakan ‘Halo’, ‘Hai, dan ‘Selamat pagi/siang/sore’.
5. Sampaikan informasi yang jelas
Cara menulis surat bisnis yang baik dan benar selanjutnya adalah menyampaikan informasi yang jelas. Meskipun misalnya, Anda menggunakan bahasa yang non-formal untuk industri kreatif misalnya, namun isi yang disampaikan harus tetap jelas dan efektif.
Hindari penyampain isi yang terlalu panjang, terlalu banyak basa-basi, dan terlalu bertele-tele. Sebab jika mitra usaha Anda merupakan perusahaan besar, mereka tidak memiliki banyak waktu untuk berbasa-basi. Jadi usahakan informasi jelas, padat dan tetap efektif.
6. Gunakan bahasa formal dan sesuai EYD
Bahasa formal dan sesuai dengan Ejaan yang Disempurnakan (EYD) sangat penting untuk menunjukkan keseriusan kerjasama Anda dengan calon mitra. Dengan hal tersebut, perusahaan Anda akan terlihat lebih profesional dan memiliki kredibilitas.
Anda perlu memastikan hal ini jika ingin bekerja sama dengan lembaga pemerintahan, industri resmi, atau perusahaan yang bergerak di bidang profesional. Pun jika pada perusahaan kreatif, tetap ada bagian dimana dokumen bisnis yang dikirimkan secara resmi. Seperti surat bisnis negosiasi atau perjanjian.
7. Gunakan paragraf yang terstruktur dengan baik
Gunakan paragraf yang terstruktur dengan baik dalam berbagai jenis surat bisnis. Paragraf yang terstruktur adalah paragraf lengkap dengan kalimat pembuka dan kalimat pendukung. Selain itu, juga menggunakan kata transisi yang tepat. Semua kata dalam paragraf harus efektif.
Paragraf yang terstruktur dengan baik akan lebih mudah dipahami. Sehingga maksud dan tujuan Anda juga lebih mudah tersampaikan ke calon rekan kerja atau perusahaan mitra bisnis yang sedang diincar.
8. Sisipkan data pendukung
Selain berbagai pernyataan, sebisa mungkin juga memasukkan data pendukung dalam surat bisnis. Data pendukung banyak sekali bentuknya, bisa data penjualan, hasil survei, studi kasus, grafik dan diagram dan lain sebagainya.
Data pendukung yang valid dan terpercaya dapat meningkatkan minat serta ketertarikan perusahaan calon mitra. Perusahaan Anda bisa dinilai jujur dan terbuka juga dengan data pendukung ini. Dimana sifat itu sangat penting saat melakukan kerjasama.
9. Ajukan tindakan
Setelah mengutarakan semua tujuan dan maksud Anda, bagian yang tidak boleh terlewatkan adalah perintah agar perusahaan calon mitra bisa mengajukan tindakan apabila tertarik dengan produk atau kerjasama yang ditawarkan.
Bagian untuk mengajukan tindakan ini paling penting, sebab apa lah arti sebuah penawaran, perjanjian dan negosiasi jika tidak ada tindak lanjutnya. Jadi jangan sampai lupakan bagian ini, bisa email, nomor telepon dan lain sebagainya.
10. Salam penutup dan tanda tangan
Terakhir, tutup surat bisnis dengan salam penutup dan juga tanda tangan. Sesuaikan salam penutup dengan salam pembuka, apakah formal atau non formal, sesuaikan dengan preferensi industri.
kemudian, selain bisa menandatangani dokumen secara konvensional, Anda juga dapat menandatanganinya dengan aplikasi tanda tangan digital tersertifikasi seperti Privy jika ingin dikirimkan secara digital.
Format Surat Bisnis yang Baik dan Benar
Setelah Anda mengetahui cara menulis surat bisnis dengan baik dan benar, kini saatnya memahami formatnya supaya gambaran lebih jelas. Berikut format surat bisnis yang baik dan benar.
1. Surat Bisnis Formal
[Surat Kop Perusahaan Anda]
[Alamat Perusahaan Anda]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Lembaga Pemerintah]
[Alamat Lembaga Pemerintah]
[Kota, Kode Pos]
Perihal: Usulan Kerjasama dengan Lembaga Pemerintah
Dengan Hormat,
Kami harap surat ini menemukan Anda dalam keadaan baik. Kami, dari [Nama Perusahaan Anda], ingin menyampaikan niat kami untuk menjalin kerjasama yang bermanfaat dengan Lembaga Pemerintah yang terhormat.
Kami telah memantau dengan penuh perhatian berbagai program dan inisiatif yang dijalankan oleh Lembaga Pemerintah. Kami merasa terinspirasi oleh upaya Anda dalam meningkatkan [tujuan atau misi Lembaga Pemerintah], dan kami ingin berkontribusi positif dalam pencapaian tujuan tersebut.
Kami ingin mengajukan beberapa ide kerjasama yang dapat membawa dampak positif bagi masyarakat dan pengembangan [bidang Anda]:
– [Ide Kerjasama 1]: [Penjelasan Ide Kerjasama 1]
– [Ide Kerjasama 2]: [Penjelasan Ide Kerjasama 2]
– [Ide Kerjasama 3]: [Penjelasan Ide Kerjasama 3]
Kami menghargai kesempatan ini untuk menjalin hubungan yang erat dengan Lembaga Pemerintah dan berkontribusi dalam upaya bersama mencapai tujuan yang sama. Jika Anda bersedia, kami sangat mengharapkan untuk dapat bertemu langsung atau mengadakan pertemuan virtual untuk membahas rincian lebih lanjut.
Mohon menghubungi kami di [Kontak Anda] atau melalui email [Email Anda] untuk mengatur waktu yang paling nyaman bagi Anda. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan Anda terhadap usulan kerjasama kami.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Digital atau Tanda Tangan Tinta]
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Perusahaan Anda]
[Kontak Anda]
2. Surat Bisnis Non Formal
[Logo Perusahaan Skincare]
[Alamat Perusahaan Skincare]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Manajemen Artis]
[Jabatan di Manajemen Artis]
[Perusahaan Manajemen Artis]
[Alamat Perusahaan Manajemen Artis]
[Kota, Kode Pos]
Perihal: Kolaborasi Potensial dalam Industri Perawatan Kulit
Halo [Nama Manajemen],
Salam hangat dari [Nama Perusahaan Skincare]! Kami berharap surat ini menemukan Anda dalam keadaan baik.
Kami ingin mengungkapkan minat besar kami untuk menjalin kolaborasi dengan artis-artis yang dikelola oleh [Perusahaan Manajemen Artis]. Kami telah memahami pentingnya memiliki wajah-wajah terkenal untuk mendukung promosi produk perawatan kulit kami yang berkualitas.
Kami sangat mengagumi prestasi artis-artis yang Anda kelola dan merasa bahwa mereka memiliki citra yang cocok dengan nilai-nilai kami dalam merawat dan meningkatkan kecantikan alami. Kami percaya bahwa kolaborasi dengan artis-artis ini dapat memberikan dampak positif pada pemasaran produk-produk kami.
Kami ingin mengundang Anda untuk menjajaki kemungkinan kerjasama dalam bentuk promosi dan endorse produk. Dalam kerangka ini, kami siap membahas potensi manfaat bagi artis, seperti paparan merek yang luas, kompensasi yang adil, dan kesempatan untuk merawat dan mempertahankan kulit mereka dengan produk kami. Kami sangat menantikan tanggapan Anda. Jika ada waktu yang sesuai untuk berbicara lebih lanjut, mohon beri tahu kami melalui [Kontak Anda] atau hubungi kami di [Nomor Telepon Anda].
Terima kasih atas perhatian Anda dan harapan kami untuk menjalani kolaborasi yang saling menguntungkan.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Digital atau Tanda Tangan Tinta]
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Perusahaan Skincare]
[Kontak Anda]
Nah, berikut di atas merupakan cara menuliskan surat bisnis dengan baik dan benar beserta format yang bisa Anda sesuaikan dengan kepentingan masing-masing. Pengelolaan administrasi bisnis yang baik bisa membawa perusahaan maju dan berkembang.
