Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya – Kegiatan administrasi tidak jarang kali ada di seluruh ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketataussahaan.

Kegiatan ketatausahaan antara beda terdiri dari pekerjaan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut nyaris seluruhnya memakai bahan berupa kertas, sampai-sampai produk dari pekerjaan administrasi berupa lembaran kertas yang mengandung informasi. Surat-surat dan informasi itu tidak boleh hilang.

Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu pekerjaan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yakni mengelola dokumentasi Data atau arsip-asrip yang dipunyai perusahaan adalahdokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip itu harus dipertahankan dan dibentengi secara baik oleh perusahaan.

Tujuan penyelengaraan kearsipan, ialah Agar dokumentasi terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, Agar gampang mendapatkan kembali dokumentasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat, Bagi menghindari pemborosan masa-masa dan tenaga dalam mencari dokumentasi yang diperlukan serta Bagi menghemat lokasi penyimpanan, dan Untuk mengawal kerahasiaan arsip. Maksud dan Tujuan Dalam rangka menyelamatkan dokumentasi yang mengandung informasi urgen dan adalah bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari jasmani maupun isinya, maka arsip-arsip itu haruslah ditabung dengan baik memakai suatu system yang mempermudah dalam menyimpan dan mengejar kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut memerlukan perlengkapan dan peralatan dokumentasi yang lumayan dari segi jumlah kualitas yang baik pula.

Hal ini penting supaya arsip-arsip itu terlindungi dari bahaya yang dapat mengakibatkan terjadinya kehancuran arsip, laksana bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.

Disetiap kantor pasti saja perangkat dan perlengkapan yang dipakai bermacam-macam. Semakin besar kantor dan dokumentasi yang dikelola, maka semakin tidak sedikit dan pelbagai pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip adalah bagian dari kegiatan yang terdapat dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga perlengkapan yang dipakai dibidang kearsipan pun sebagian besar sama dengan yang dipakai dalam bidang ketata usahaan. Dalam urusan ini ialah peralatan yang pada umumnya dipakai untuk pekerjaan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Keberhasilan dari pekerjaan manajemen kearsipan ialah juga secara langsung diprovokasi oleh perlengkapan yang dipergunakan guna menyimpan dokumentasi dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.

Macam-Macam Peralatan Kearsipan

1. Filling cabinet

Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan. Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas.

Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentuk filling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu dan bahkan terdapat yang tiga pintu.

Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu dan posisi peletakan filling cabinet yang cocok di kantor anda.Harga filling cabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk filling cabinet juga pelbagai di Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan lain-lain. Jika kamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di google dengan keyword “jual filling cabinet”.Biaya ekspedisi filling cabinet cukup mahal, karena andai dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkos pengiriman dengan volume barang bukan berat barang.

Tetapi tetap saja ditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling cabinet ke tempat anda.

Sekarang ini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet sebagai lokasi penyimpanan dokumentasi penting perusahaan.

Karena kualitas keawetan filling cabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebih enteng daripada lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkan posisinya.

2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)

Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanan dokumentasi dilakukan secara berputar. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sampai-sampai dalam penempatan dan penemuan kembali dokumentasi tidak tidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan yang kuat laksana logam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral

3. Lemari arsip

Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai format empat persegi panjang di taruh secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis lateral dan drawer. Lateral lemari arsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki pagan atas guna menyimpan arsip.

Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemari dokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinet tercipta dari bahan metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab.

Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 –an hingga sekarang, dan dokumentasi atau dokumen ditabung dengan posisi mendatar, andai dokumen dokumentasi semakin bertambah, maka posisi dokumentasi disusun berdiri menurut huruf.

Kian hari makin bertambah, maka semakin meningkat pula laci-laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan memunculkan kesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demi kelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiri berjajar. Bagi kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semua pemakai, maka lemari dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyamping meja,dengan demikian semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpan atau menggali dokumen tersebut.

Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas 3 laci seringkali dipakai sebagai counter pada dibeberapa unit unsur yang terdapat hubungannya dengan semua pemakai, sementara lemari dokumentasi besi 4 laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada ketika ini. Bagi lemari dokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan lemari tersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantai yang sama. Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawan yang memiliki tempat kerja relatif sempit.

4. Rak Arsip

Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang dibentuk secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan ditabung di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak dokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi sehingga terlihat punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan dari kayu atau besi.

5. Map arsip

Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup

Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map :

• Stopmap folio,

yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

• Map Snelhecter,

yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

• Folder,

yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.

• Hanging folder,

yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

6. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi.

Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner.

Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari.

7. Guide

yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:

• Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
• Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :

• Guide pertama
• Guide kedua
• Guide ketiga

8. Stapler

Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat.

Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples remover.Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler.

Stapler paling populer sampai-sampai memiliki tidak sedikit nama tidak sah yang berasl dari suara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas.

Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas

Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas.

9. Perforator

Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut.

a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner.

c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam.

Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

• Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
• Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator.
• Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya,

numerator dibedakn sebagai berikut:

• Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit.
• Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
• Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis.

Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sbb:

• Beri tinta pada bantalan huruf numerator
• Atur nomor awal
• Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

12. Alat sortir

Alat sortir ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.

13. Label

Label ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/guide. Label tercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan memiliki perekat pada unsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak menempelkan label pada lokasi yang diinginkan.

14. Tickler file

Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai jatuh tempo.namun demikian, tickle file dapat saja dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip.

15. Cardex

Cardex (card indeks) cabinet ialah alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut memanjang.alat ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu.

16. Rak/ laci kartu

Rak/ laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa disesuaikan dengan kebutuhan.

17. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini dapat tercipta dari logam dan plastik.

Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalami perkembangan, baik dari sisi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebab mengikuti pertumbuhan teknologi yang pun semakin berkembang.

Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem huruf

ialah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan ditabung disusun menurut keterangan dari huruf yakni dari huruf a hingga dengan z. Bagi dapat merangkai secara huruf maka warkat-warkat butuh digolong-golongkan lebih dahulu menurut keterangan dari nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilakukan dengan baik butuh adanya ketentuan yang jelas yang diciptakan atau diputuskan oleh instansi yang bersangkutan

2. Sitem geografis

yakni sistem pekerjaan dimana warkat dibentuk menurut keterangan dari wilayah (daerah). Sistem ini biasa dipakai oleh instansi yang memiliki unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam mengemban sistem ini seorang juru dokumentasi kesatu-tama bisa memilih menurut keterangan dari daerah,setelah itu diselenggarakan sub-sub kumpulan menurut keterangan dari nama instansi

3. Sistem Kronologis

sistem kronologis yakni warkat yang dibentuk menurut keterangan dari urutan tanggal yang tercantum pada masing-masing warkat tanpa menyaksikan permasalahan yang dilafalkan dalam warkat. Sitem krono;ogis seringkali digunakan untuk warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu menyimak jangka masa-masa tertentu, contohnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya sudah ditetapkan.

4. Sistem Nomor

Sistem ini bila dipakai maka setiap warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa dinamakan sistem filling yang tidak langsung, sebab sebelum pemberian nomor, juru dokumentasi harus menyelenggarakan pengelompokan warkat-warkat yang terdapat menurut keterangan dari permasalahannya, baru kemudian diserahkan nomor dibelakangnya.

5. Sistem Subyek

Sistem subyek ialah sistem yang dalam sistem fillingnya juru dokumentasi harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada cocok dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, melulu bedanya bahwa penekanan pekerjaan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

• Arsip dinamis,

yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

• Arsip statis,

yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.