Contoh Surat Niaga Pengertian Tujuan Fungsi

Posted on

Surat niaga adalah surat resmi yang berisi tentang tawaran, jual beli, yang berhubungan dengan barang dan jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan perniagaan.

Pendapat lain Surat Niaga yakni pesan yang terbuat ataupun dikeluarkan buat kepentingan perdagangan/ niaga ataupun urusan bisnis. Pesan ini dikeluarkan oleh industri ataupun tubuh usaha dalam kapasitas melaksanakan usahanya. Pesan ini ialah tipe formal yang pada biasanya berisi tentang penawaran, jual- beli benda ataupun jasa.

Surat niaga dapat pula dimaksud selaku pesan yang terbuat seorang ataupun oleh tubuh usaha buat mencari keuntungan. Watak pesan ini dapat intern maupun ekstern. Secara intern mempunyai makna pesan ini bisa dipakai buat ikatan antar industri itu sendiri baik dari tingkatan pusat sampai cabangnya. Serta buat secara ekstern pesan ini bisa digunakan buat ikatan dengan industri ataupun tubuh usaha lain. Pada biasanya pesan niaga dapat diucap pula dengan pesan dagang ataupun pesan bisnis.

Pengertian Surat Niaga

Yang dimaksud dengan surat niaga ialah suatu surat yang diciptakan atau ditulis guna kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga adalahjenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat Niaga pun adalahsurat sah yang lazimnya berisi tentang tawaran, jual-beli yang terdapat hubungannya dengan barang ataupun jasa.
Atau pengertian surat niaga yang lainnya ialah sebuah surat yang diciptakan oleh orang-orang ataupun oleh sebuah badan usaha dengan bertujuan untuk menggali keuntungan. Surat niaga ini bisa mempunyai sifat intern maupun ekstern, secara intern dapat ditafsirkan surat ini dapat digunakan untuk bersangkutan antar perusahaan tersebut sendiri baik tersebut dari tingkat pusat hingga pada cabangnya. Dan andai secara ekstern surat ini dapat digunakan untuk bersangkutan dengan perusahaan atau bada usaha lain. Surat niga pun sering dinamakan dengan surat dagang atau surat bisnis
Surat Niaga
Surat Niaga

Jenis Surat Niaga

Salah satu jenis surat niaga yakni surat pesanan, surat ini adalahsurat yang berasal dari pembeli yang diantarkan kepada penjaja yang isinya berupa pesanan untuk melakukan pembelian sejumlah produk ataupun memesan sebuah jasa tertentu. Adapun sejumlah yang perlu diacuhkan dalam menciptakan surat pesanan, diantaranya seperti:

  • Surat penawaran.
  • Surat permintaan.
  • Surat pesanan barang atau jasa.
  • Surat pengiriman barang.
  • Surat pengakuan penerimaan pembayaran.
  • Surat permintaan untuk penangguhan pembayaran.
  • Surat keberatan.
  • Surat pengaduan.
  • Surat tagihan.
  • Surat edaran.
  • Surat telegram dan penegasannya.

Fungsi Surat Niaga

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga memiliki fungsi sebagai berikut.
  • Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami serta jelas.
  • Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).
  • Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan  pengecekan atas berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis masa depan.
  • Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya.
  • Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
  • Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
  • Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.
Baca :  Bagian Bagian Surat Fungsi Pengertian Tujuan Jenis Rangkuman

Ciri-Ciri Surat Niaga

Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:

  • Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
  • Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
  • Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
  • Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
  • Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Cara penulisan surat niaga

Untuk cara membuat surat niaga adalah sebagai berikut :

  1. Kop Surat
  2. Tempat dan tanggal pembuatan surat
  3. Nomor surat
  4. lampiran
  5. Perihal
  6. Alamat yang dituju
  7. Salam pembuka
  8. Isi surat
  9. Salam penutup
  10. Tanda tangan dan nama terang pembuat surat

Macam Surat Penawaran Dilihat Dari Sasaran Calon Pembeli

  • Surat penawaran berdasarkan surat permintaan
  • penawaran karna permintaan konsumen

Surat semacam ini merupakan jawaban atau balasan atas surat yang dikirimkan calon pembeli yang ingin mendapatkan informasi mengenai barang yang ditawarkan penjual. Karena surat penawaran ini merupakan jawaban atau balasan, maka isi pesannya harus sesuai dengan yang dikehendaki pihak calon pembeli. Isi surat balasan permintaan, antara lain sebagai berikut :

  • Menjawab keinginan calon pembeli
  • Menyebutkan mekanisme syarat pembayaran atau pengiriman barang
  • Menyebutkan pelayanan purna jual
  • Melampirkan daftar harga, leaflet, bookfet, atau keterangan lain yang dapat memberikan kepuasan calon pembeli
  • Harus menunjuk nomor surat permintaan yang diajukan calon pembeli
  • Bahasa yang digunakan harus memotivasi calon pembeli untuk bertindak menguntungkan

Surat penawaran atas inisiatif sendiri memberikan keluasan kepada penjual dalam mempromosikan barang dan menawarkan barang dagangannya. Isi surat semacam ini meliputi hal-hal berikut :

  • Menyebutkan nama, mutu, jenis, harga, dan keistimewaan barang
  • Menjelaskan syarat pembayaran dan pengiriman barang
  • Menyebutkan cara penyerahan barang
  • Menyebutkan besarnya potongan jika ada
  • Menyebutkan kemudahan purna jual

Dalam menyusun kalimat surat penawaran, harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

  • Bahasa disusun dengan gaya yang menarik
  • Isi surat tidak bertentangan dengan barang yang ditawarkan
  • Kalimat dalam surat harus memotivasi serta menumbuhkan minat calon pembeli untuk mengambil keputusan yang menguntungkan
  • Menyebutkan sifat penawaran, yaitu sebagai berikut :
  • Penawaran tetap, yaitu penawaran yang syarat-syarat dan harganya tetap
  • Penawaran bebas, yaitu penawaran dengan syarat dan harga dapat berubah dengan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu
  • Penawaran berjangka, yaitu penawaran dengan syarat-syarat dan harga berlaku dalam waktu tertentu

Jika tertarik terhadap surat penawaran ini, biasanya calon pembeli akan mengajukan surat pesanan atau mungkin terlebih dahulu meminta informasi lebih lanjut mengenai barang yang ditawarkan.

Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang berasal atau dikirimkan calon pembeli kepada penjual tau peusahaan. Isinya meminta informasi mengernai barang yang diperlukan/ diinginkannya. Berdasarkan surat permintaan penawaran, pihak penjal akan membalas permintaan tersebut dnega surat balasa n permintaan penawaran. Biasanya surat balasan permintaan penawaran dilampiri daftar harga, atau booklet sebafai bahan perimbangann lain dengan maksud untuk mencari harga yang sesuai dnga kemanpuan keuangan dan keinginan calom pembeli.

Bahasa surat harus disusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjualan atau perusahaan mudah memahami dan mengerti mengenai kriterian barang yang mereka inginkan. Dalam surat permintaan penawaran yang resmi, biasanya calon pembeli meninta keterangan-keterangan sebagai berikut:

  1. Nama, jenis, model, tipe, ukuran, kualitas, kemampuan ,dan harga barang.
  2. Cara pengiriman barang,
  3. Syarata pembayaran,
  4. Contoh barang,
  5. Pelayanan purnajual
Baca :  Contoh Surat Undangan Rapat ,Pengertian, Tujuan , Cara Penulisan

Penulisan surat permintaan penawaran perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut.

  • Mintalah informasi secara terperinci mengenai barang-barang-barang yang dibutuhkan.
  • Memberikan data yang membaqntu perusahaan atu penjual sebagai bahan masukan untuk pembalas surat.
  • Informasikan alasan-alasan yang mendorong mengajukan permintaan agar perusahaan atau penjual betul-betul memperhatikan surat kita.
  • Pada kalimat penutup gunakanlah kelimat yang menguntungkan kedua belah pihak.

Dari keterangan-keterangan di atas maka dapat disimpulkan kegunaan dari surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

  • Sebagai bahan perbandingan dan pertimbangan dalam menentukan pembelian barang
  • Sebagai bahan pemilihan barang-barang yang sesuai dengan selera dan kebutuhan calon pembeli
  • Sebagai bahan pembanding dan penyesuaian antara kemampuan keuangan dengan barang yang ditawarkan.

Selain itu surat permintaan penawaran dapat dibuat karna adanya relasi, ataupun hanya sekedar untuk mmengiklankan.

Contoh Surat Niaga Penawaran Barang

PT ASTARI NIAGARA
Kawasan Industri Cikupamas, Jl. Mitramas Raya No. 10, Cikupa, Talagasari, Cikupa, Tangerang, Banten 1571
———————————————————————————-

Tangerang, 20 Agustus 2018
Nomer : 11/12/VIII/2018
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur AP/DG

Kepada
Manager PT Sinar Makmur
Jl. Pramuka 5 No 7
Bandung

Dengan hormat,
Berdasarkan pengamatan kami, perusahaan Saudara sekarang sedang semakin berkembang dan tentunya semakin maju beberapa tahun terakhir ini. Dengan perkembangan tersebut maka harus didukung dengan peralatan kantor yang mencukupi dan sesuai dengan masa kini.

Dalam kesempatan yang baik ini, perusahaan kami bersedia untuk menawarkan beberapa produk alat kantor yang menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersamaan ini kami lampirkan 1 lembar brosur sebagai bahan pertimbangan Saudara. Kami meyakini jika Anda memakai produk kantor unggulan yang diproduksi oleh perusahaan kami, maka pegawai Anda dapat bekerja secara efisien dan efektif sehingga akan meningkatkan prospek dari perusahaan.

Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 20 September 2016. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.
Besar harapan kami untuk menerima pesanan dari Saudara. Kami yakin jika Saudara memesan produk kami, akan memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

PT. Astari Niagara,

Contoh Surat Niaga Pesanan Barang

TOKO JAYA MAKMUR BOGOR
Jl. Surya Kencana No. 51, Babakan Pasar, Bogor Tengah
Bogor
————————————————————————————–

Bogor, 20 Agustus 2018
Nomor : 12/VIII/EJ/2018
Hal : Pemesanan Alat Perlengkapan Belajar

Kepada Yth
Manager PT. Nipro Jaya Indonesia
Jl. Surya Utama Kav. I-22B, 23 & 24, Desa Kutamekar, Kec. Ciampel, Kutanegara, Ciampel, Kabupaten Karawang,
Jawa Barat 41361

Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat penawaran anda, tanggal 10 Maret 2018, perihal Alat Perlengkapan Belajar. Dengan ini kami bermaksud memesan :
1. Meja Belajar 3 buah
2. Lampu Belajar 10 buah
Keseluruhan barang yang kami pesan harap diterima selambat-lambatnya tanggal 31 Agustus 2018.
Pembayaran terhadap seluruh pesanan kami, akan dilaksanakan 2 hari setelah barang-barang pesanan seluruhnya kami terima. Sebagai bukti, kami akan mengirimkan fotocopy tanda bukti pembayaran.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

TOKO JAYA MAKMUR BOGOR,

Contoh Surat Niaga Penawaran Jasa

CV BAROKAH JAYA TEHNIK
 Design, Maintenance & Service
 Electrical, Mechanical, Air Conditioner
Jl. K Satrian NO 21 B Asrama KBPT Jatingaleh-Semarang (0878 3213 1606)
_______________________________________________

Semarang, 20 Juli 2013
Perihal    : Penawaran Harga Sevice AC
Lam       : 2 (dua) lembar

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Manajer
di – Tempat

Bersama ini kami yang bergerak di bidang Electrical, Mecanical & Air Conditioner, Bermaksud untuk menawarkan kerja sama perawatan serta perbaikan, terutama untuk unit Air Conditioner ( AC ) di tempat Bapak/Ibu
Adapun rincian harga yang kami tawarkan adalah sebagai berikut :
DAFTAR HARGA SPARE PARTS
BIAYA REPERASI AC
–  Split / Window ½ PK – 1 PK       = Rp,      100,000, -/Unit ( Tidak termasuk spare part )
–  Split / Window  1,5 PK – 2,5 PK = Rp       120,000, -/Unit ( Tidak termasuk spare part )
–  Cassettee 2 PK – 3  PK               = Rp,    135,000, -/Unit ( Tidak termasuk spare part )
–  Cassettee 4 PK – 5  PK               = Rp,    150,000, -/Unit ( Tidak termasuk spare part )
–  Cassettee 5 PK  Keatas               = Rp,    165,000, -/Unit ( Tidak termasuk spare part )
–  Split Duct 2 PK – 5 PK               = Rp,    270,000, -/Unit ( Tidak termasuk spare part )
–  Split Duct 6 PK – 10 PK             = Rp,    350,000, -/Unit ( Tidak termasuk spare part )
CATATAN :
– Harga tarsebut diatas tidak terikat dapat berubah sewaktu-waktu,
– Harga tersebut diatas akan mendapatkan  Discount Khusus  jika dilakukan perjanjian kontrak maintenance
( untuk service )
GARANSI : Jasa service
– Pasang :                                3 Bulan
– Jasa service :                        3 Bulan
Demikian surat penawaran harga ini kami ajukan, semoga bisa menjadi bahan pertimbangan Bapak/Ibu .
Untuk informasi lebih lanjut, silakan mengubungi kami melalui saluran telepon. Atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terimakasih.

Baca :  5 Contoh Surat Pernyataan, Pengertian, Fungsi, Jenis, Cara Membuat

Hormat kami,

Toha Soedibdjo

CV BUKU PINTAR
Jl. Imogiri Barat Km. 4,5 (Gapura Tegalasri masuk)
No. 095 Bangunharjo, Sewon, Bantul 55187 Yogyakarta
 ——————————————————————————-

Nomor     : 45/TJ/VIII/2018
Lampiran  : Satu lembar
Hal       : Penawaran Buku Dongeng Anak

Kepada,
Yth. Kepala Sekolah PAUD Nahdatussibyan
Jalan Munjul Cilaku
Cianjur

Dengan hormat,
Kami dari CV BUKU PINTAR yang bergerak di bidang produksi buku-buku anak. Ingin menawarkan beberapa produk buku terbaik kami yang dikhususkan untuk Pendidikan Anak Usia Dini.
Bersamaan dengan surat ini maka kami menawarkan produk buku dongeng anak series ke 7 yang cocok untuk pendidikan anak. Rincian dari buku bisa di lihat pada lampiran surat ini.
Demikian surat penawaran ini bisa kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Yogyakarta, 29 Agustus 2018



Hormat kami,

CV BUKU PINTAR

MAUNYA UNTUNG TERUS
Jl. Kuda Hitam No. 34 Makassar

————————————————————————————–

Nomor : 102/28/SPH/IX/2020
Lampiran : 1 Berkas
Perihal : Penawaran Harga

Kepada Yth:
Pejabat Pembuat Komitmen (P2K)
Di
Tempat

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ilham Hidayat
Jabatan : Kepala Cabang
Alamat : Jl. Ahmad Yani No. 12 Makassar

Dengan ini menyatakan bahwa setelah mempelajari dokumen Pelelangan Pengadaan Peralatan Komputer untuk Sekretariat Pengadilan Pajak, Departemen Keuangan dan setelah mengikuti acara Penjelasan Lelang (Aanwijzing) sebagaimana keterangan pada Berita Acara Penjelasan Lelang, dengan ini kami mengajukan penawaran harga peralatan komputer dengan feature sesuai dengan penawaran yang kami ajukan pada sampul 1 dengan rincian harga sebagai berikut:

Dekstor User Merk/ Type Samsung 15 Unit @Rp. 6.000.000 Rp. 80.000.000
Printer User Merk/ Type Canon 5 Unit @Rp. 3.000.000 Rp. 15.000.000
Rp. 75.000.000
PPN 10% Rp. 7.500.000
Jumlah Rp. 82.500.000

Terbilang: Delapan Puluh Dua Juta Limat Ratus Ribu Rupiah.

– Penawaran harga berlaku sampai dengan tanggal [28 Oktober 2018]
– Waktu penyelesaian pekerjaan selambat-lambatnya : 8 (Delapan) hari kerja setelah tanggal Kontrak.

Kami berjanji dan sanggup melaksanakan pekerjaan tersebut di atas dan tunduk kepada ketentuan-ketentuan yang berlaku dengan syarat-syarat yang telah ditentukan.

Sebagai kelengkapan penawaran, bersama ini kami lampirkan surat-surat yang diperlukan.

Makassar, 05 Oktober 2020

Maunya Untung Terus

Ilham Hidayat

 


Bagikan di Sosial Media