Pengertian Undangan rapat adalah undangan dari perseorangan atau instansi kepada sesorang yang bertujuan untuk mengundang untuk menghadiri sebuah rapat.

Beberapa poin penting yang harus ada dalam suatu Surat Undangan antara lain :

1. Waktu dan tempat

Waktu dan tempat pelaksanaan adalah hal yang sangat penting untuk dicantumkan dalam suatu Surat Undangan. Dengan mencantumkan waktu dan tempat yang jelas diharapkan agar undangan dapat datang tepat waktu dan tidak kebingungan.

2. Agenda

Dalam suatu Surat Undangan biasanya juga dicantumkan agenda yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Tujuannya adalah agar peserta rapat dapat mempersiapkan materi-materi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan rapat tersebut.

Surat- menyurat jadi salah satu dokumen yang tidak hendak sempat terlepas dari lingkup perkantoran. Pesan jadi salah satu dokumen berarti baik buat membagikan data ataupun selaku statment perjanjian. Dokumen satu ini mempunyai banyak tipe dan tata metode penulisannya sendiri.

Salah satu pesan yang hendak Jatikom bahas kali ini merupakan pesan undangan rapat. Secara universal, pesan ini masuk dalam pesan undangan formal. Pesan undangan rapat ialah dokumen yang muat ajakan kepada seorang ataupun kelompok, buat mendatangi sesuatu aktivitas rapat. Pihak yang diundang dapat seorang ataupun lembaga buat mangulas perihal yang bertabiat berarti untuk kepentingan banyak orang.

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Dalam menulis surat undangan rapat, ada bagian-bagian surat yang harus tercantum di dalamnya. Berikut perinciannya:

• Kop Surat

Kop surat menjadi identitas sebuah perusahaan atau instansi. Dalam kop surat harus disertai logo instansi, nama, alamat, nomor kontak, yang ditata dengan rapi. Tujuan pembuatan kop surat agar penerima dokumen bisa mengetahui asal surat tersebut dan si pengirim.

• Tanggal Surat

Tanggal surat dibuat sesuai dengan waktu pembuatan surat. Hal ini juga dijadikan sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.

• Nomor Surat

Nomor surat bisa dicantumkan pada surat undangan resmi terlebih bagi perusahaan yang membutuhkan arsip.

• Perihal

Perihal ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui apa isi surat tersebut.

• Nama dan Pihak yang Dituju atau alamat tujuan

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas dan singkat. Alamat yang lengkap akan ditulisan di bagian sampul surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya dengan jelas dan sesuai.

• Salam pembuka

Jangan lupa untuk memberi salam pembuka yang sopan, baik, dan benar.

• Isi Surat

Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara atau kepentingan resmi tertentu. Tuliskan maksud dan tujuan dari dibuatnya undangan rapat tersebut, cantumkan hari dan tanggal pelaksanaan, pokok bahasan, tempat, serta informasi penting lainnya.

• Salam Penutup

Salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup merupakan suatu etika yang baik dalam penulisan surat undangan resmi. Jadi, jangan sampai terlewat, ya!

• Lampiran

Lampiran bisa dicantumkan bisa juga tidak. Hal ini berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat. Lampiran bertujuan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara supaya penerima undangan dapat mengetahui secara umum tentang acara tersebut. Contohnya adalah rundown acara.

• Nama Pengirim, Stempel dan Tanda Tangan

Setelah bagian penutup, tulis jabatan serta nama pengirim agar penerima mengetahui dengan jelas. Tak lupa bubuhkan stempel dan tanda tangan untuk menjadi bukti bahwa undangan yang diterima berasal dari pihak resmi.

Fungsi Surat Undangan

Secara umum fungsi surat undangan adalah Sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi.

nah berikut ini jatikom akan berikan contoh surat rapat yang baik dan benar.

Contoh Surat Undangan Resmi 

KOP SURAT
                                                                                                                            

No               : 25/OSIS/SMA-Taruna-Bangsa/I/2016
Lampiran      : –
Perihal         : Undangan Rapat Kerja Bulanan

Yth. Seluruh Pengurus OSIS SMA Taruna Bangsa
Di
Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb
Sehubungan dengan agenda rapat rutin yang diadakan setiap bulan, maka bersama surat ini kami mengundang seluruh anggota OSIS SMA Taruna Bangsa untuk dapat memenuhi undangan karena banyaknya hal yang perlu dibahas dan perlu dimusyawarahkan. Rapat akan berlangsung pada:
Tanggal                         : 4 Januari 2016
Pukul                            : 14.00 s/d Selesai
Tempat                          : Ruang OSIS
Acara                            : Rapat Agenda Bulanan

kami sampaikan dan kami sangat mengharapkan kehadiran saudara/i pada rapat tersebut. Demikianlah undangan ini kami buat dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb
Ketua OSIS                                                                          Sekretaris

( Andi Arif Ramadhan )                                                                 (Syahrini)

Mengetahui
Pembina OSIS

( Zaenal Hakim, S.pd )

 

KOP SURAT

Bandar Lampung, 20 Januari 2016

No. Surat           : 002/RT 02/I/2016
Hal                   : Undangan Rapat Kerja Bakti

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Warga RT 02,
di
Tempat

Salam hormat,
Sehubungan dengan akan diadakan kerja bakti rutin di RT.02 maka kami selaku pengurus RT bermaksud mengundang Bapak dan Ibu untuk menghadiri acara rapat yang berkaitan dengan hal tersebut. Rapat akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal                          : Sabtu, 25 Januari 2016
Waktu                                   : 19.30 Wib / Ba’da Asar
Tempat                                  : Rumah ketua RT 02
Agenda Rapat                         :  1.  Jadwal Kerja Bakti
2.  Pembentukan Struktur Pengurus Kerja Bakti
3.  Susunan acara Kerja Bakti

Kami selaku pengurus RT sangat mengharapkan kehadiran Bapak dan Ibu pada rapat ini. Demikianlah undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

 

Ketua RT 02                                                                 Sekretaris

( Ahmad Baehaki )                                                         (Airin Halimah)

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

KOTA BANDAR LAMPUNG

Jalan Jend. Sudirman no. 2 Bandar Lampung

telp. 0721 989 0391 fax. 0721 0938103
Nomor         : 039/UR/DISPENBUD/I/2016

Hal              : Undangan Rapat
Lampiran     : –

Kepada Yth :
Bapak Bapak Abu Mustafa, M,pd
Ketua Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Di
tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat guna membahas Biaya Operasional Sekolah (BOS) untuk tahun 2016 maka kami bermaksud untuk mengundang bapak untuk menghadiri rapat tersebut yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal    : Senin, 24 Januari 2016
Waktu             : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat            : (Ruang Aula Rapat)

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Penyelenggara

( Ibnu Faisal Anwar, SP,MTA )

PT. UNIVERSALAN

Jalan Ismail Marzuki No.94 Kota Serang

Telp. 0929203309 fax. 01909301930

Serang, 29 Januari 2016

Nomor       : ……………….
Hal           : Undangan Rapat
Lampiran  : –

Yth.
Bapak Andi Arif, SP

Manager Marketing
PT UNIVERSALAN
Di
tempat

Dengan hormat,
Dalam rangka akan diadakannya agenda tahunan untuk memperingati hari ulang tahun perusahaan yang ke 28, maka kami bermaksud untuk mengundang Bapak untuk menghadiri acara rapat persiapan hari ulang tahun perusahaan. Rapat akan diadakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 19 Januari 2016
Waktu          : 19.30 s.d selesai
Tempat         : Ballroom Hotel Grand Indonesia Jakarta Pusat

Mengingat pentingnya acara rapat tersebut maka kami sangat mengharapkan kehadiran bapak di tempat. Atas segala perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,
Presiden Direktur

PT. UNIVERSALAN
Arif Syafi’i