Bagian Bagian Surat Fungsi Pengertian Tujuan Jenis Rangkuman – Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Dalam kehidupan tiap hari, kita senantiasa memandang seorang memakai perlengkapan komunikasi buat bisa berhubungan dengan seorang yang dikehendakinya. Bersamaan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, serta informasi

dari tahun ke tahun hadapi kenaikan yang lumayan signifikan di area warga indonesia. Orang- orang dahulu tidak secanggih dengan orang- orang di jaman saat ini.

Apabila kita mengamati secara perinci, terdapat sebagian perbandingan yang membedakan antara orang- orang jaman dulu serta jaman saat ini. Salah satu antara lain dalam perbandingan metode berbicara dengan sesama ataupun dengan saudara kita. Dulu sangat susah kita berbicara dengan saudara kita yang jauh disitu namun jaman saat ini kalaupun saudara kita sangat jauh, kita masih bisa berbicara dengan mudahnya ialah kita memakai salah satu contoh perlengkapan komukasi ialah telfon genggam, gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman saat ini di bandingkan dengan gadget- gadget yang lain.

Coba kita liat di jaman dulu, orang- orang cuma mengandalkan selembar kertas buat biasa berbicara dengan kerabatnya yang terletak jauh disitu ialah dengan salah antara lain memakai pesan menyurat meski masih sedikit orang yang mempergunakan pesan buat bisa berbicara dengan para kerabatnya yang jauh disitu namun pesan ialah sesuatu perlengkapan komunikasi yang terdapat di jaman dulu.

Pengertian Surat Secara Umum

Apa itu surat? Pengertian Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat beberapa unsur, diantaranya:

1. Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan
2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan, Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)
3. Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti surat, maka kita bisa merujuk kepada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi surat menurut para ahli:

• S. Hidajat

Menurut S. Hidajat pengertian surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan, berita, atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

• Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo pengertian surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

• Diana Nababan

Menurut Diana Nababan, arti surat adalah suatu alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

• Djoko Purwanto

Menurut Djoko Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

• W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta pengertian surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

• Sugeng Rusmiwari

Menurut Sugeng Rusmiwari arti surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan dalam kertas yang sangat erat kaitannya dengan aktivitas manusia.

• J. Wajong

Menurut J. Wajong pengertian surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.

• Darji

Menurut Darji pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

• Iis Sopyan

Menurut Iis Sopyan definisi surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Jenis dan Macam-Macam Surat

Surat dapat dibagi dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat, wujud, dan kriteria lainnya. Agar memudahkan kita mengetahui jenis surat, berikut ini adalah macam-macam surat tersebut:

Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

• Surat pemberitahuan, biasanya berisi pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi
• Surat perintah, surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut
• Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan
• Surat peringatan, surat ini bertujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi
• Surat panggilan, bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi
• Surat Susulan, merupakan penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya
• Surat keputusan, surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan
• Surat laporan, surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain
• Surat penawaran, umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga

Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

• Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm.
• Warkat pos, surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop.
• Surat bersampul, surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.
• Memorandum dan Nota, surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor.
• Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.

Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

• Surat dinas, digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
• Surat Niaga/ Bisnis, surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha.
• Surat Pribadi, surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.

Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

• Surat Biasa, umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga.
• Surat edaran, ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat.
• Surat pengumuman, umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.

Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

• Surat biasa, surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu dirahasiakan.
• Surat rahasia, surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja.
• Surat sangat rahasia, surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain

Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

• Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
• Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.

Tujuan Surat

Tujuan seseorang atau suatu organisasi/kantor menulis surat adalah:

• Menyampaikan informasi
• Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
• Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir.
• Mengehemat waktu, tenaga, dan biaya dari pada bertemu langsung dengan pihak yang dituju.

Pada kenyataan, dalam menulis surat ada beberapa kesalahan yang sering ditemukan, baik diinstansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahan-perusahan. Kesalahan-kesalahan tersebut antara lain:

• Penggunaan tanda baca yang kurang tepat sehingga menimbulkan salah pengertian.
• Susunan kalimat yang tidak lengkap.
• Tata bahasa yang tidak teratur.
• Ketikan salah atau banyak yang kotor.
• Pemakian kata dan istlah asing yang tidak tepat.
• Kurang sopan dan ceroboh dalam mengutarkan gagasan.
• Penggunanaan ejaan yang tidak sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.
• Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele.
• Susunan isi atau komposisi surat yang tidak teratur.

Fungsi Surat

• Terdapat beberapa fungsi diantaranya adalah untuk :
• Sarana Pemberitahuan
• Sarana Permintaan
• Buah Pikiran
• Ide atau Gagasan
• Sebagai Sebuah Alat Pengingat
• Bukti Historis
• Pedoman Kerja

BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI

Kepala atau kop surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:

• Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
• Nama lembaga
• Alamat lembaga
• Nomor telepon, teleks, faximile.

Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:

• Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
• Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
• Alat promosi.

Nomor surat

Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:

• Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
• Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
• Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
• Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:

• Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
• Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul

Tanggal penulisan surat

Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.

Lampiran yang disertakan

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

Hal atau perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :

1. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
2. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
3. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

Alamat tujuan

Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:

• Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
• Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :

1. Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.

2.Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

3.Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.

Contoh 1)

Yth. Direktur Astri Budi Luhur

Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara

Jakarta Selatan

Contoh 2)

Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.

Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah

Jalan Menteng Raya No. 62

Jakarta Pusat

Contoh 3)

PT Global Sarana Komputindo

Jalan Pemuda No. 55

Medan 15320

Sumatera Utara
4. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.

5.Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.

6) Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.

Isi Surat

Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup

• Bagian Pembuka

Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.

• Bagian Inti

Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.

• Bagian Penutup

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya.
Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.