Pengertian Arsip, Tujuan, Fungsi, jenis jenis, Manfaat – Lebih dahulu, Kamu wajib menguasai lebih perinci penafsiran arsip, guna, tujuan, khasiat sampai jenis- jenisnya. Karena, tiap tipe arsip mempunyai guna, tujuan serta khasiat yang berbeda- beda.

Arsip masih kerap diperlukan serta digunakan di suatu organisasi ataupun industri, spesialnya di bidang administrasi. Arsip dapat berbentuk dokumen ataupun catatan sejarah.

Arsip yang berbentuk catatan sejarah menimpa kehidupan warga umumnya ditaruh di Dinas Bibliotek serta Kearsipan. Sebab arsip umumnya berisi data berarti, hingga penyimpanan wajib nyaman buat menghindari kehancuran.

Arsip merupakan catatan yang diketik, dicetak ataupun ditulis, dalam wujud huruf, angka ataupun foto, yang dijadikan selaku bahan data serta komunikasi. Arsip dapat dicatat diberbagai media, baik hardcopy semacam kertas serta mika film, ataupun softcopy semacam pada media pc.

Arsip sangatlah berbeda dengan bahan pustaka yang kita temukan pada perpusatakaan, karena arsip haruslah autentik serta terpercaya, serta dapat digunakan selaku perlengkapan fakta yang legal, mempunyai data utuh serta mempunyai asal usul dan ketentuan asli.

Bersumber pada UU Nomor. 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 menimpa kearsipan, dapat di simpulan kalau arsip merupakan sesuatu rekaman aktivitas ataupun peristiwa dalam bermacam wujud serta media cocok pertumbuhan teknologi data serta komunikasi, yang terbuat dan diterima oleh lembaga negeri serta lembaga yang lain.

Pengertian Arsip

Pada dasarnya, kata arsip diambil dari bahasa arsip, yaitu “archive” yang memiliki arti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang mampu memberikan informasi terkait suatu lembaga, kelompok orang ataupun tempat tertentu.

Jadi, secara umum pengertian dari arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu untuk dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang direkam dalam berbagai media, seperti media komputer, kertas, atau kertas film.

Berdasarkan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.

Arsip memiliki arti yang berbeda dengan bahan pustaka yang ada di suatu perpustakaan tertentu karena arsip haruslah lebih autentik dan terpercaya sebagai suatu barang bukti yang sah, memiliki informasi secara utuh, dan memiliki asal-usul serta aturan yang valid.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Mari kita merujuk pendapat para ahli berikut ini untuk lebih memahami apa itu pengertian dari arsip.

• The Liang Gie

The Liang Gie menjelaskan bahwa arsip adalah kumpulan atau himpunan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur karena memiliki nilai suatu fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.

• Sularso Mulyono

Berdasarkan Sularso Mulyono, pengertian dari arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sehingga setiap kertasnya bisa ditemukan dengan cepat dan mudah jika waktunya dibutuhkan.

• Agus Sugiarto

Agus Sugiarto menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.

• I.G. Wursanto

Menurut I.G. Wursanto, pengertian dari arsip adalah suatu aktivitas pengaturan atau pengurusan arsip dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu agar seluruh arsip bisa ditemukan kembali secara cepat dan mudah jika suatu waktu dibutuhkan.

• Yohannes Suraja

Berdasarkan  Yohannes Suraja, pengertian arsip adalah suatu catatan atau naskah yang dibuat dan juga diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan atau swasta terkait suatu hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam bentuk apapun, baik itu berkelompok atau individu, yang mempunyai kegunaan tertentu, serta disimpan secara sistematis agar bila diperlukan bisa disajikan kembali dengan cepat dan mudah.

• Arti Arsip Berdasarkan KBBI

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pengertian arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa lalu yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan biasanya akan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi.

• Menurut Ensiklopedi Administrasi

Berdasarkan Ensiklopedia Administrasi, pengertian dari arsip adalah kumpulan warkat dari suatu organisasi kenegaraan ataupun badan swasta yang diadakan dalam suatu penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut akan dinilai berharga untuk disimpan secara permanen untuk suatu keperluan tertentu.

Pengertian dari arsip juga dijelaskan sebagai suatu tempat dimana seluruh warkat organisasi disimpan secara tertib. Pengertian ini lebih tepat dinyatakan sebagai istilah archival institution atau kantor arsip.

• Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Berdasarkan lembaga Administrasi Negara (LAN), pengertian dari arsip adalah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, miro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bahan bukti dari tujuan organisasi, serta berbagai fungsi kebijakannya.

Tujuan Arsip

Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data, pengembangan, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan. Karena itu, ada beberapa tujuan dari pengelolaan arsip antara lain:

1. Menghemat tempat penyimpanan

Tujuan pertama arsip adalah menghemat tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan ini bisa berupa wadah, rak, laci, lemari, bangunan atau lainnya untuk menyimpan sesuatu. Anda bisa menyimpan berkas atau barang-barang penting dalam satu tempat yang disebut sebagai arsip.

2. Menjaga kerahasiaan

Tujuan penyimpanan arsip juga menjaga kerahasiaan. Karena, arsip biasanya berupa berkas atau barang benda yang penting dan berpengaruh bagi banyak orang. Sehingga Anda harus menyimpannya dengan baik dan aman agar tak sembarang orang bisa mengaksesnya.

3. Menjaga kelestarian

Arsip biasanya tidak hanya berupa berkas atau barang penting, tetapi juga barang benda yang unik atau mengandung nilai sejarah sehingga perlu dijaga dan disimpan dengan baik. Hal inilah yang membuat arsip memiliki tujuan untuk menjaga kelestarian, sehingga barang benda bersejarah ini bisa menjadi pelajaran bagi generasi selanjutnya.

4. Menjaga arsip tetap baik dan aman

Arsip juga bertujuan untuk menyimpan berkas atau barang benda penting dengan baik, aman dan teratur. Hal ini dilakukan untuk mencegah kerusakan, bila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan.

5. Mempermudah pencarian arsip

Bila Anda menyimpan berkas-berkas dan barang benda penting dalam satu arsip. Maka, Anda akan lebih mudah mencarinya jika sewaktu-waktu membutuhkan berkas atau barang benda penting tersebut. Jadi, pastikan pula tempat penyimpanan arsip Anda ada di satu tempat yang sama. Hal inilah yang membuat arsip memiliki tujuan untuk mempermudah pencarian arsip.

6. Menjaga arsip-arsip penting

Arsip juga bertujuan untuk menjaga berkas-berkas atau barang bendang penting yang mungkin harus dipertanggungjawabkan ke depannya atau dilestarikan. Karena itulah, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga pertanggungjawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

7. Menghemat waktu dan tenaga

Anda akan lebih cepat mencari berkas-berkas atau barang benda penting, bila menyimpannya dalam satu arsip. Hal ini juga bertujuan untuk menghindari pemborosan tenaga dan waktu dalam pencarian arsip yang dibutuhkan

Fungsi Arsip

Berdasarkan pengertian Arsip yang sudah kita bahas bersama di atas, pada dasarnya arsip memiliki fungsi sebagai suatu alat informasi dan juga alat bukti yang bisa digunakan untuk masa depan. Segala bentuk kegiatan pengarsipan ini pastinya memiliki nilai guna arsip, yang mana dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.

• Fungsi Primer Arsip

Fungsi arsip berdasarkan kepentingan disusunnya arsip adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atau setelah kegiatan pengarsipan selesai, yang mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan nilai guna teknologi serta ilmiah.

• Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi lain dari arsip juga bisa digunakan untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai bukti pertanggungjawaban. Hal ini termasuk dalam nilai guna pembuktian dan juga nilai guna informasi.

Disisi lain, fungsi pengarsipan berdasarkan Undang-Undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 adalah:

• Fungsi Dinamis

Arsip mempunyai fungsi dinamis dimana sebuah arsip diperlukan dalam proses pelaksanaan dan juga perencanaan secara langsung. Artinya, arsip bisa digunakan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.

Selain itu, fungsi dinamis pada arsip mempunyai arti yang seringkali berubah-ubah nilainya serta artinya. Berdasarkan fungsi dinamis ini, maka fungsi arsip terbagi menjadi tiga, yaitu arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif. Ketiganya dibedakan menurut keperluan penggunaan arsip tersebut.

• Fungsi Statis

Arsip yang memiliki fungsi statis berarti arsip yang tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaraan ataupun perencanaan. Artinya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Sehingga, arsip yang tergolong dalam kelompok arsip statis sudah menyentuh taraf nilai abadi yang secara khusus mampu dipertanggungjawabkan.

Fungsi Arsip Menurut Undang-undang

Ada pula fungsi-fungsi arsip berdasarkan Undang-undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 antara lain:

1. Fungsi dinamis

Arsip memiliki fungsi dinamis, yang mana diperlukan dalam proses pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Maksudnya, arsip bisa digunakan dan diperlukan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.

Fungsi dinamis arsip juga memiliki arti yang berubah-ubah nilai dan maknanya. Dalam hal ini, fungsi arsip yang dinamis terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip inaktif. Ketiga macam arsip yang memiliki fungsi dinamis itu dibedakan tergantung keperluan penggunaannya.

2. Fungsi statis

Arsip juga memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaran maupun perencanaan. Maksudnya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Maka, arsip yang masuk dalam kelompok arsip statis memiliki taraf nilai abadi yang bisa dipertanggungjawabkan.

Manfaat Arsip

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi melalui bukunya Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi (2016) mengatakan bahwa arsip memiliki 2 kegunaan, antara lain:

1. Sebagai sumber informasi

Sumber informasi adalah medis yang berperan penting bagi seseorang dalam menentukan sikap dan keputusan untuk bertindak. Anda bisa memperoleh sumber informasi secara bebas dari teman, kerabat, guru, buku-buku, film atau video, termasuk arsip.

Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu kegiatan maupun organisasi. Misalnya, arsip yang berisi surat pertemuan dan surat undangan.

2. Sebagai sumber yuridis

Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip bermanfaat sebagai sumber yuridis, karena bisa menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Misalnya, arsip surat perjanjian hutang piutang atau surat perjanjian kerja dan sebagainya.

3. Sebagai sumber sejarah

Sejarah adalah kajian tentang masa lampau, khususnya berkaitan dengan manusia. Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik. Misalnya, arsip surat serah terima jabatan atau sejarah terbentuknya sebuah perusahaan.

4. Sebagai sumber ilmu pengetahuan

Ilmu pengetahuan adalah usaha-usaha sadar untuk menyelidiki, menemukan dan meningkatkan pemahaman manusia dari berbagai segi kenyataan dalam alam manusia. Segi-segi ini dibatasi agar dihasilkan rumusan yang pasti.

Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya, arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.

Sifat dan Karakteristik Arsip

Sebuah arsip bisa dinilai dari beberapa sifat dan juga karakteristiknya. Berikut ini adalah karakteristik dari arsip:

• Autentik, arsip memiliki informasi fakta yang aktual dan faktual yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip tersebut dibuat atau diterima, tujuan aktivitas, serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun arsip.
• Legal, arsip adalah suatu upaya dokumentasi yang mampu mendukung tugas dan juga kegiatan serta berfungsi sebagai bukti resmi atas pengambilan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan.
• Unik, setiap arsip mempunyai kronologi dan tidak disusun secara serentak. Saat arsip diduplikasi, maka arsip tersebut sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan kegiatannya.
• Terpercaya, suatu arsip bisa digunakan dan dipercaya sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Jenis-Jenis Arsip

Ada banyak jenis-jenis arsip yang terbagi menjadi beberapa kelompok dengan bentuk, isi, tujuan dan kepemilikan yang berbeda-beda, antara lain:

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya

Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terbagi menjadi 2 macam, yakni arsip yang berasal dari Lembaga pemerintahan dan instansi pemerintah atau swasta.

Arsip dari Lembaga pemerintahan

• Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
• Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

Arsip dari instansi pemerintah atau swasta

• Arsip primer merupakan arsip asli, bukan Salinan atau tembusan.
• Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan.
• Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi.
• Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip itu dibuat atau desentralisasi.

Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Jenis arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis.

Arsip aktif

Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

Arsip inaktif

Arsip inaktif atau arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.

Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.

Jenis-jenis arsip berdasarkan isinya

Jenis arsip berdasarkan isinya terbagi menjadi 5 macam, yakni financial record, inventory record. personnel record, sales record dan production record.

Financial record

Arsip bisa berisi financial record yang merupakan arsip berupa catatan-catatan mengenai masalah keuangan, antara lain:

• Arsip tentang tata cara mengajukan kredit
• Arsip tentang tata cara pembayaran uang
• Arsip tentang jumlah uang yang harus dibayar
• Arsip tentang tanggal pembayaran atau pelunasan hutang

Inventory record

Arsip juga bisa berisi inventory record, yakni arsip berupa catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods), antara lain:

• Arsip berisi jumlah dan macam-macam persediaan barang
• Arsip berisi harga barang-barang tersebut
• Arsip berisi lokasi atau tempat barang tersebut
• Arsip berisi keadaan fisik barang

Personnel record

Arsip juga bisa berisi personnel record, yakni catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja atau konduite absensi pegawai.

Sales record

Arsip juga bisa berisi mengenai sales record, yakni arsip berupa catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, antara lain:

• Arsip berisi mutu penjualan
• Arsip berisi jumlah persediaan
• Arsip berisi harga barang
• Arsip berisi daerah pemasaran
• Arsip berisi hasil penjualan
• Arsip berisi prosedur penjualan

Production record

Arsip juga bisa berisi production record, yakni arsip berupa catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, antara lain:

• Arsip berisi jumlah barang yang dihasilkan
• Arsip berisi jenis barang yang dihasilkan
• Arsip berisi kualitas barang yang dihasilkan
• Arsip berisi jenis bahan baku yang digunakan
• Arsip berisi jenis bahan baku tambahan yang dibutuhkan
• Arsip berisi jenis alat produksi
• Arsip berisi laporan produksi

Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya

Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya terbagi menjadi 2 macam, antara lain:

• Arsip tertulis

Arsip tertulis adalah arsip berupa tulisan atau tertulis, seperti surat dinas, akta dan sebagainya.

• Arsip visual

Arsip visual adalah arsip berupa gambar, lukisan atau pahatan yang bisa dilihat, seperti relief, poster, dan sebagainya.

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya terbagi menjadi 4 macam, seperti vital record, important record, useful record, dan non essential record.

• Vital record

Arsip vital record merupakan warkat yang memiliki milai penting bagi suatu organisasi atau instansi, sehingga harus disimpan dengan baik dan aman selama organisasi itu masih berdiri.

• Important record

Arsip important record merupakan warkat yang memiliki fungsi besar dalam jangka waktu lama atau 3 tahun lebih, sehingga perlu disimpan dengan baik. Contohnya, arsip berupa surat perjanjian sewa dan sebagainya.

• Useful record

Arsip useful record merupakan warkat yang memiliki fungsi dalam jangka waktu biasa. Arsip jenis ini harus disimpan sesuai dengan daftar retensi atau lamanya penyimpanan. Arsip jenis ini paling banyak jumlahnya di sebuah organisasi, seperti arsip surat-surat kantor.

• Non essential record

Arsip non essential record merupakan arsip yang kegunaannya langsung habis setelah selesai dibaca.  Arsip jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi bisa langsung dimusnahkan atau cukup ditulis dalam catatan agenda.  Misalnya, arsip berupa undangan rapat dan lain-lain.