Lebih dahulu, Kamu wajib menguasai lebih perinci penafsiran arsip, guna, tujuan, khasiat sampai jenis- jenisnya. Karena, tiap tipe arsip mempunyai guna, tujuan serta khasiat yang berbeda- beda.

Arsip masih kerap diperlukan serta digunakan di suatu organisasi ataupun industri, spesialnya di bidang administrasi. Arsip dapat berbentuk dokumen ataupun catatan sejarah.

Arsip yang berbentuk catatan sejarah menimpa kehidupan warga umumnya ditaruh di Dinas Bibliotek serta Kearsipan. Sebab arsip umumnya berisi data berarti, hingga penyimpanan wajib nyaman buat menghindari kehancuran.

Arsip merupakan catatan yang diketik, dicetak ataupun ditulis, dalam wujud huruf, angka ataupun foto, yang dijadikan selaku bahan data serta komunikasi. Arsip dapat dicatat diberbagai media, baik hardcopy semacam kertas serta mika film, ataupun softcopy semacam pada media pc.

Arsip sangatlah berbeda dengan bahan pustaka yang kita temukan pada perpusatakaan, karena arsip haruslah autentik serta terpercaya, serta dapat digunakan selaku perlengkapan fakta yang legal, mempunyai data utuh serta mempunyai asal usul dan ketentuan asli.

Pengertian arsip mencakup konsep penyimpanan dokumen dan benda bersejarah yang memiliki nilai penting. Arsip adalah aset yang berharga bagi organisasi dan masyarakat karena berperan dalam memahami sejarah, pengambilan keputusan, dan menjaga informasi berharga. Pengelolaan arsip yang baik adalah suatu keharusan untuk mengatasi berbagai tantangan yang terkait dengan jenis arsip yang beragam dan perubahan teknologi. Dengan demikian, pemahaman dan investasi dalam pengelolaan arsip yang efisien adalah hal yang sangat penting untuk suksesnya sebuah organisasi dan pemahaman masyarakat terhadap sejarah dan budayanya.

Pengertian Arsip

Arsip adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada kumpulan dokumen, rekaman, atau informasi yang disimpan dan diatur secara sistematis untuk tujuan referensi, penelitian, dokumentasi, atau tindakan hukum. Arsip dapat berupa dokumen tertulis, rekaman audio, rekaman video, gambar, atau bahkan data digital. Tujuan utama dari pembuatan dan pengelolaan arsip adalah untuk menjaga informasi agar dapat diakses, ditemukan, dan digunakan dengan mudah pada masa depan.

Proses pengelolaan arsip melibatkan pencatatan, penyusunan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen dan informasi, serta seringkali juga pembuatan salinan cadangan untuk menghindari kehilangan data yang penting. Arsip dapat digunakan dalam berbagai konteks, termasuk dalam sektor pemerintahan, bisnis, lembaga pendidikan, organisasi non-profit, dan lain sebagainya.

Pentingnya pengelolaan arsip yang baik adalah untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan kepatuhan terhadap peraturan, serta memfasilitasi penelitian, pelacakan sejarah, dan pengambilan keputusan yang informasional.

Pentingnya Arsip

1. Konservasi Sejarah: Arsip adalah jendela ke masa lalu. Mereka memungkinkan kita untuk melestarikan sejarah dan warisan budaya suatu entitas, baik itu sebuah negara, perusahaan, atau organisasi. Tanpa arsip yang baik, banyak informasi berharga akan hilang atau terlupakan seiring berjalannya waktu. Dokumen-dokumen bersejarah, foto, surat, dan rekaman audio atau video adalah bagian dari arsip yang membantu kita memahami asal-usul, perkembangan, dan peristiwa penting yang membentuk suatu entitas.
2. Kepatuhan Hukum: Arsip adalah alat penting untuk memenuhi persyaratan hukum terkait dokumentasi. Banyak yurisdiksi mengharuskan perusahaan, organisasi pemerintah, dan individu untuk menyimpan catatan tertentu untuk keperluan perpajakan, audit, atau pemenuhan kewajiban hukum lainnya. Ketika arsip diatur dengan baik, mereka dapat membantu melindungi hak dan kewajiban entitas tersebut dalam konteks hukum.
3. Pengambilan Keputusan: Arsip adalah sumber data yang berharga untuk mendukung pengambilan keputusan yang informasional. Informasi yang terdokumentasi dengan baik dalam arsip memungkinkan para pengambil keputusan untuk merujuk ke data historis, tren, dan informasi penting lainnya. Ini membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik dan terinformasi dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya.
4. Efisiensi Operasional: Dengan pengelolaan arsip yang baik, entitas dapat mengakses informasi yang diperlukan dengan cepat dan efisien. Ini sangat penting dalam aktivitas sehari-hari. Misalnya, dalam konteks bisnis, akses cepat ke catatan kontrak, laporan keuangan, atau dokumen penting lainnya membantu memperlancar operasi dan menghemat waktu.
5. Transparansi: Arsip mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam berbagai aspek, seperti pemerintahan dan bisnis. Mereka membantu memastikan bahwa keputusan dan tindakan yang diambil oleh entitas tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Transparansi adalah elemen kunci dalam menjaga kepercayaan publik dan meminimalkan potensi penyalahgunaan kekuasaan.
6. Penelitian dan Pembelajaran: Arsip adalah sumber data berharga bagi peneliti, ilmuwan, sejarawan, dan pendidik. Mereka memberikan bahan yang dapat digunakan untuk penelitian sejarah, ilmiah, atau akademik. Selain itu, arsip membantu dalam proses pembelajaran, baik itu dalam konteks pendidikan formal atau informal. Mereka memungkinkan kita untuk memahami peristiwa masa lalu, mempelajari dari pengalaman, dan membuat perbaikan di masa depan.

Dalam semua konteks ini, arsip menjadi fondasi yang penting dalam melestarikan informasi, mengelola pengetahuan, dan mendukung pengambilan keputusan yang bijak. Kesalahan dalam manajemen arsip dapat mengakibatkan kehilangan informasi berharga dan potensi konsekuensi hukum, sementara manajemen yang baik dapat memberikan manfaat jangka panjang yang signifikan.

Tantangan dalam Pengelolaan Arsip

Meskipun arsip memiliki peran yang sangat penting, pengelolaannya dapat menjadi tantangan yang kompleks. Beberapa tantangan dalam pengelolaan arsip meliputi:

• Pengelolaan Dokumen Elektronik: Dengan perkembangan teknologi, banyak dokumen disimpan dalam format digital. Pengelolaan arsip elektronik memerlukan pemahaman yang baik tentang penyimpanan, pencarian, dan pemeliharaan data elektronik.
• Ruang Penyimpanan Fisik: Arsip fisik memerlukan ruang penyimpanan yang cukup. Pengorganisasian dan pemeliharaan arsip fisik dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan memerlukan perawatan khusus untuk mencegah kerusakan.
• Kepatuhan Hukum: Organisasi sering kali harus mematuhi peraturan hukum terkait pengarsipan, seperti pelestarian dokumen pajak atau privasi data. Ini memerlukan pemahaman yang baik tentang peraturan dan kebijakan yang relevan.
• Pemulihan Bencana: Untuk menghindari kehilangan arsip akibat bencana alam atau insiden lainnya, perlu ada rencana pemulihan bencana yang efektif. Ini mencakup pencadangan data dan langkah-langkah pemulihan.
• Penyusunan dan Pemilahan: Pengarsipan yang efisien memerlukan penyusunan dan pemilahan dokumen dengan metode yang baik. Kesalahan dalam penyusunan bisa menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen di kemudian hari.

Peran Teknologi dalam Pengelolaan Arsip

Teknologi memainkan peran penting dalam pengelolaan arsip di era digital. Sistem pengelolaan dokumen (Document Management System) dan perangkat lunak arsip elektronik dapat membantu organisasi menyimpan, mengatur, dan mengakses dokumen dengan lebih efisien. Selain itu, teknologi memungkinkan pemeliharaan dokumen dalam jangka panjang dan membantu dalam mencari dokumen dengan cepat.

Peran teknologi dalam pengelolaan arsip telah mengubah cara arsip disusun, diakses, dan dijaga. Teknologi telah memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan arsip menjadi lebih efisien, mudah diakses, dan aman. Berikut adalah beberapa peran penting teknologi dalam pengelolaan arsip:

• Pengarsipan Elektronik (E-archiving): Teknologi telah memungkinkan peralihan dari pengarsipan fisik ke pengarsipan elektronik. Dokumen dan informasi dapat disimpan dalam format digital, meminimalkan penggunaan kertas dan ruang penyimpanan fisik. Hal ini tidak hanya menghemat biaya, tetapi juga lebih ramah lingkungan.
• Manajemen Dokumen Elektronik (EDM): Sistem manajemen dokumen elektronik (EDM) memungkinkan organisasi untuk mengatur, mencari, dan mengakses dokumen secara efisien. Ini mencakup penyusunan, indeksasi, dan penomoran otomatis, yang memudahkan pencarian dokumen dan informasi yang relevan.
• Basis Data dan Sistem Informasi: Sistem basis data dan informasi memungkinkan organisasi untuk menyimpan data dalam format terstruktur, yang dapat diakses dan dikelola dengan mudah. Ini berlaku baik untuk data teks maupun data multimedia.
• Pencarian dan Temuan yang Cepat: Teknologi telah membantu dalam mengembangkan alat pencarian yang canggih. Dengan mesin pencari, tag, metadata, dan algoritma yang cerdas, pengguna dapat dengan cepat menemukan dokumen yang relevan dalam arsip elektronik.
• Pengelolaan Versi Dokumen (Version Control): Teknologi memungkinkan pengelolaan versi dokumen dengan mudah, memungkinkan pengguna untuk melacak perubahan, membandingkan revisi, dan mengelola riwayat dokumen.
• Pengamanan dan Perlindungan Data: Sistem teknologi modern memungkinkan pengamanan dokumen dan informasi yang lebih baik. Ini termasuk enkripsi data, pengendalian akses, perlindungan terhadap ancaman siber, serta pemulihan data dalam situasi darurat.
• Pemeliharaan Jangka Panjang: Dalam pengelolaan arsip, pemeliharaan jangka panjang sangat penting. Teknologi memungkinkan format arsip digital yang kompatibel dengan jangka panjang, memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibuka dan dibaca dalam beberapa dekade ke depan.
• Kolaborasi dan Berbagi: Teknologi memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dalam pengelolaan arsip. Banyak sistem memungkinkan pengguna untuk bekerja sama pada dokumen, menyunting secara bersamaan, dan berbagi informasi dengan rekan kerja atau pemangku kepentingan lainnya.
• Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen (Document Lifecycle Management): Sistem manajemen arsip elektronik dapat membantu dalam mengelola siklus hidup dokumen, termasuk pembuatan, penyimpanan, pengambilan, retensi, pemusnahan, dan pemindahan arsip.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Teknologi memungkinkan integrasi antara sistem manajemen arsip dengan sistem lain, seperti sistem manajemen konten, perangkat lunak perusahaan, dan sistem bisnis lainnya. Ini membuat aliran kerja lebih efisien.

Penggunaan teknologi dalam pengelolaan arsip dapat memberikan banyak manfaat, termasuk efisiensi operasional, penghematan biaya, akses cepat ke informasi, dan pemeliharaan arsip yang lebih baik. Namun, penting untuk memastikan bahwa teknologi tersebut diimplementasikan dengan benar dan bahwa tindakan perlindungan data yang memadai diambil untuk menjaga keamanan dan integritas arsip.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Mari kita merujuk pendapat para ahli berikut ini untuk lebih memahami apa itu pengertian dari arsip.

• The Liang Gie

The Liang Gie menjelaskan bahwa arsip adalah kumpulan atau himpunan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur karena memiliki nilai suatu fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.

• Sularso Mulyono

Berdasarkan Sularso Mulyono, pengertian dari arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sehingga setiap kertasnya bisa ditemukan dengan cepat dan mudah jika waktunya dibutuhkan.

• Agus Sugiarto

Agus Sugiarto menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.

• I.G. Wursanto

Menurut I.G. Wursanto, pengertian dari arsip adalah suatu aktivitas pengaturan atau pengurusan arsip dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu agar seluruh arsip bisa ditemukan kembali secara cepat dan mudah jika suatu waktu dibutuhkan.

• Yohannes Suraja

Berdasarkan  Yohannes Suraja, pengertian arsip adalah suatu catatan atau naskah yang dibuat dan juga diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan atau swasta terkait suatu hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam bentuk apapun, baik itu berkelompok atau individu, yang mempunyai kegunaan tertentu, serta disimpan secara sistematis agar bila diperlukan bisa disajikan kembali dengan cepat dan mudah.

• Arti Arsip Berdasarkan KBBI

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pengertian arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa lalu yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan biasanya akan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi.

• Menurut Ensiklopedi Administrasi

Berdasarkan Ensiklopedia Administrasi, pengertian dari arsip adalah kumpulan warkat dari suatu organisasi kenegaraan ataupun badan swasta yang diadakan dalam suatu penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut akan dinilai berharga untuk disimpan secara permanen untuk suatu keperluan tertentu.

Pengertian dari arsip juga dijelaskan sebagai suatu tempat dimana seluruh warkat organisasi disimpan secara tertib. Pengertian ini lebih tepat dinyatakan sebagai istilah archival institution atau kantor arsip.

• Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Berdasarkan lembaga Administrasi Negara (LAN), pengertian dari arsip adalah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, miro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bahan bukti dari tujuan organisasi, serta berbagai fungsi kebijakannya.

Tujuan Arsip

Tujuan dari pengelolaan arsip adalah memastikan bahwa dokumen, rekaman, dan informasi terkait disimpan dan diatur dengan baik untuk memenuhi sejumlah tujuan yang penting dalam berbagai konteks, seperti pemerintahan, bisnis, organisasi, dan individu. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari pengelolaan arsip:

• Mengamankan Dokumen dan Informasi: Salah satu tujuan utama arsip adalah untuk menjaga dokumen dan informasi agar tetap aman dan terlindungi dari kerusakan, pencurian, atau akses yang tidak sah. Ini melibatkan praktik-praktik pengamanan dan perlindungan data.
• Kepatuhan Hukum: Arsip membantu memenuhi persyaratan hukum terkait dengan dokumentasi. Pemerintah, organisasi, dan perusahaan biasanya diwajibkan untuk menyimpan catatan tertentu untuk tujuan perpajakan, audit, pemenuhan hukum, atau pelaporan resmi.
• Referensi dan Penelitian: Arsip dirancang agar informasi dapat diakses dengan mudah, baik itu untuk referensi sehari-hari maupun untuk penelitian lebih lanjut. Ini membantu para pengguna mengakses data yang mereka butuhkan dengan cepat dan efisien.
• Dokumentasi Sejarah dan Perkembangan: Arsip mencatat sejarah dan perkembangan suatu entitas, baik itu pemerintahan, perusahaan, atau organisasi. Mereka mencatat keputusan, peristiwa, dan tindakan yang telah terjadi seiring waktu.
• Pengambilan Keputusan: Arsip menyediakan data penting yang diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang informasional. Informasi dalam arsip digunakan untuk menganalisis tren, mengevaluasi kinerja, dan merencanakan ke depan.
• Efisiensi Operasional: Pengelolaan arsip yang baik membantu dalam operasi sehari-hari. Mereka memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dan informasi yang diperlukan dengan cepat, meningkatkan efisiensi kerja.
• Transparansi dan Akuntabilitas: Arsip membantu dalam mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam berbagai konteks. Mereka memungkinkan pihak luar, seperti pemangku kepentingan dan publik, untuk memverifikasi tindakan dan keputusan yang diambil oleh entitas tersebut.
• Penelitian dan Pembelajaran: Arsip adalah sumber data berharga untuk penelitian dan pembelajaran. Mereka membantu peneliti, sejarawan, ilmuwan, dan pendidik memahami sejarah, tren, dan perkembangan yang dapat digunakan dalam berbagai konteks akademik.
• Pemeliharaan Warisan Budaya: Dalam konteks lembaga budaya, arsip membantu dalam pemeliharaan warisan budaya. Mereka mencatat karya seni, artefak bersejarah, dan informasi lain yang penting untuk warisan budaya suatu masyarakat.
• Kolaborasi dan Berbagi Informasi: Arsip mendukung kolaborasi antarindividu dan departemen dalam sebuah organisasi. Mereka memungkinkan berbagi informasi dan kerja sama pada dokumen dan proyek yang relevan.

Dengan menjalankan pengelolaan arsip yang efektif, entitas dapat memenuhi tujuan-tujuan ini, menciptakan proses yang lebih teratur dan efisien, serta memastikan bahwa informasi dan sejarah mereka dapat dipertahankan dan digunakan dengan baik dalam jangka waktu yang panjang.

Fungsi Arsip

Berdasarkan pengertian Arsip yang sudah kita bahas bersama di atas, pada dasarnya arsip memiliki fungsi sebagai suatu alat informasi dan juga alat bukti yang bisa digunakan untuk masa depan. Segala bentuk kegiatan pengarsipan ini pastinya memiliki nilai guna arsip, yang mana dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.

• Fungsi Primer Arsip

Fungsi arsip berdasarkan kepentingan disusunnya arsip adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atau setelah kegiatan pengarsipan selesai, yang mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan nilai guna teknologi serta ilmiah.

• Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi lain dari arsip juga bisa digunakan untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai bukti pertanggungjawaban. Hal ini termasuk dalam nilai guna pembuktian dan juga nilai guna informasi.

Disisi lain, fungsi pengarsipan berdasarkan Undang-Undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 adalah:

• Fungsi Dinamis

Arsip mempunyai fungsi dinamis dimana sebuah arsip diperlukan dalam proses pelaksanaan dan juga perencanaan secara langsung. Artinya, arsip bisa digunakan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.

Selain itu, fungsi dinamis pada arsip mempunyai arti yang seringkali berubah-ubah nilainya serta artinya. Berdasarkan fungsi dinamis ini, maka fungsi arsip terbagi menjadi tiga, yaitu arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif. Ketiganya dibedakan menurut keperluan penggunaan arsip tersebut.

• Fungsi Statis

Arsip yang memiliki fungsi statis berarti arsip yang tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaraan ataupun perencanaan. Artinya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Sehingga, arsip yang tergolong dalam kelompok arsip statis sudah menyentuh taraf nilai abadi yang secara khusus mampu dipertanggungjawabkan.

Fungsi Arsip Menurut Undang-undang

Ada pula fungsi-fungsi arsip berdasarkan Undang-undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 antara lain:

1. Fungsi dinamis

Arsip memiliki fungsi dinamis, yang mana diperlukan dalam proses pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Maksudnya, arsip bisa digunakan dan diperlukan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.

Fungsi dinamis arsip juga memiliki arti yang berubah-ubah nilai dan maknanya. Dalam hal ini, fungsi arsip yang dinamis terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip inaktif. Ketiga macam arsip yang memiliki fungsi dinamis itu dibedakan tergantung keperluan penggunaannya.

2. Fungsi statis

Arsip juga memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaran maupun perencanaan. Maksudnya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Maka, arsip yang masuk dalam kelompok arsip statis memiliki taraf nilai abadi yang bisa dipertanggungjawabkan.

Manfaat Arsip

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi melalui bukunya Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi (2016) mengatakan bahwa arsip memiliki 2 kegunaan, antara lain:

1. Sebagai sumber informasi

Sumber informasi adalah medis yang berperan penting bagi seseorang dalam menentukan sikap dan keputusan untuk bertindak. Anda bisa memperoleh sumber informasi secara bebas dari teman, kerabat, guru, buku-buku, film atau video, termasuk arsip.

Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu kegiatan maupun organisasi. Misalnya, arsip yang berisi surat pertemuan dan surat undangan.

2. Sebagai sumber yuridis

Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip bermanfaat sebagai sumber yuridis, karena bisa menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Misalnya, arsip surat perjanjian hutang piutang atau surat perjanjian kerja dan sebagainya.

3. Sebagai sumber sejarah

Sejarah adalah kajian tentang masa lampau, khususnya berkaitan dengan manusia. Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik. Misalnya, arsip surat serah terima jabatan atau sejarah terbentuknya sebuah perusahaan.

4. Sebagai sumber ilmu pengetahuan

Ilmu pengetahuan adalah usaha-usaha sadar untuk menyelidiki, menemukan dan meningkatkan pemahaman manusia dari berbagai segi kenyataan dalam alam manusia. Segi-segi ini dibatasi agar dihasilkan rumusan yang pasti.

Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya, arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.

Sifat dan Karakteristik Arsip

Sebuah arsip bisa dinilai dari beberapa sifat dan juga karakteristiknya. Berikut ini adalah karakteristik dari arsip:

• Autentik, arsip memiliki informasi fakta yang aktual dan faktual yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip tersebut dibuat atau diterima, tujuan aktivitas, serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun arsip.
• Legal, arsip adalah suatu upaya dokumentasi yang mampu mendukung tugas dan juga kegiatan serta berfungsi sebagai bukti resmi atas pengambilan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan.
• Unik, setiap arsip mempunyai kronologi dan tidak disusun secara serentak. Saat arsip diduplikasi, maka arsip tersebut sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan kegiatannya.
• Terpercaya, suatu arsip bisa digunakan dan dipercaya sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Jenis-Jenis Arsip

Ada banyak jenis-jenis arsip yang terbagi menjadi beberapa kelompok dengan bentuk, isi, tujuan dan kepemilikan yang berbeda-beda, antara lain:

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya

Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terbagi menjadi 2 macam, yakni arsip yang berasal dari Lembaga pemerintahan dan instansi pemerintah atau swasta.

Arsip dari Lembaga pemerintahan

• Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
• Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

Arsip dari instansi pemerintah atau swasta

• Arsip primer merupakan arsip asli, bukan Salinan atau tembusan.
• Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan.
• Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi.
• Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip itu dibuat atau desentralisasi.

Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Jenis arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis.

Arsip aktif

Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

Arsip inaktif

Arsip inaktif atau arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.

Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.

Jenis-jenis arsip berdasarkan isinya

Jenis arsip berdasarkan isinya terbagi menjadi 5 macam, yakni financial record, inventory record. personnel record, sales record dan production record.

Financial record

Arsip bisa berisi financial record yang merupakan arsip berupa catatan-catatan mengenai masalah keuangan, antara lain:

• Arsip tentang tata cara mengajukan kredit
• Arsip tentang tata cara pembayaran uang
• Arsip tentang jumlah uang yang harus dibayar
• Arsip tentang tanggal pembayaran atau pelunasan hutang

Inventory record

Arsip juga bisa berisi inventory record, yakni arsip berupa catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods), antara lain:

• Arsip berisi jumlah dan macam-macam persediaan barang
• Arsip berisi harga barang-barang tersebut
• Arsip berisi lokasi atau tempat barang tersebut
• Arsip berisi keadaan fisik barang

Personnel record

Arsip juga bisa berisi personnel record, yakni catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja atau konduite absensi pegawai.

Sales record

Arsip juga bisa berisi mengenai sales record, yakni arsip berupa catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, antara lain:

• Arsip berisi mutu penjualan
• Arsip berisi jumlah persediaan
• Arsip berisi harga barang
• Arsip berisi daerah pemasaran
• Arsip berisi hasil penjualan
• Arsip berisi prosedur penjualan

Production record

Arsip juga bisa berisi production record, yakni arsip berupa catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, antara lain:

• Arsip berisi jumlah barang yang dihasilkan
• Arsip berisi jenis barang yang dihasilkan
• Arsip berisi kualitas barang yang dihasilkan
• Arsip berisi jenis bahan baku yang digunakan
• Arsip berisi jenis bahan baku tambahan yang dibutuhkan
• Arsip berisi jenis alat produksi
• Arsip berisi laporan produksi

Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya

Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya terbagi menjadi 2 macam, antara lain:

• Arsip tertulis

Arsip tertulis adalah arsip berupa tulisan atau tertulis, seperti surat dinas, akta dan sebagainya.

• Arsip visual

Arsip visual adalah arsip berupa gambar, lukisan atau pahatan yang bisa dilihat, seperti relief, poster, dan sebagainya.

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya terbagi menjadi 4 macam, seperti vital record, important record, useful record, dan non essential record.

• Vital record

Arsip vital record merupakan warkat yang memiliki milai penting bagi suatu organisasi atau instansi, sehingga harus disimpan dengan baik dan aman selama organisasi itu masih berdiri.

• Important record

Arsip important record merupakan warkat yang memiliki fungsi besar dalam jangka waktu lama atau 3 tahun lebih, sehingga perlu disimpan dengan baik. Contohnya, arsip berupa surat perjanjian sewa dan sebagainya.

• Useful record

Arsip useful record merupakan warkat yang memiliki fungsi dalam jangka waktu biasa. Arsip jenis ini harus disimpan sesuai dengan daftar retensi atau lamanya penyimpanan. Arsip jenis ini paling banyak jumlahnya di sebuah organisasi, seperti arsip surat-surat kantor.

• Non essential record

Arsip non essential record merupakan arsip yang kegunaannya langsung habis setelah selesai dibaca.  Arsip jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi bisa langsung dimusnahkan atau cukup ditulis dalam catatan agenda.  Misalnya, arsip berupa undangan rapat dan lain-lain.