sistem penyimpanan arsip : Pengertian, Jenis, Kendala, Prosedur Lengkap

Posted on

kearsipan merupakan sistem yang dibesarkan buat menanggulangi kasus dokumentasi data. Banyak kegiatan yang menimbulkan menumpuknya data dalam wujud banyaknya dokumen yang ditemui dalam masing- masing organisasi.

Kearsipan ialah salah satu faktor berarti dalam sistem data organisasi ataupun pekerjaan kantor, organisasi pemerintah, swasta ataupun perorangan.

Sebaliknya sistem manajemen kearsipan dapat dimaksud selaku perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan, dan aktivitas manajerial yang berorientasi pada aktivitas penciptaan, pemeliharaan, pemakaian serta penyusutan arsip.

Sistem kearsipan ini dibesarkan buat memudahkan penyimpanan serta pencarian kembali data yang dikira berarti untuk sesuatu organisasi. Sehingga efisien ataupun tidaknya sesuatu sistem kearsipan bergantung pada rancangan sistem tersebut.



Tujuan dari sistem manajemen kearsipan itu merupakan mempunyai dokumentasi yang baik serta cocok dengan kebijakan dan peristiwa, peristiwa ataupun aktivitas yang nyata. Tidak hanya itu pula cocok manajemen pembedahan organisasi yang efisien serta efektif.Bagi Suraja( 2006), sistem manajemen kearsipan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segala faktor yang digunakan ataupun ikut serta proses pengurusan arsip.

Sebaliknya, undang- undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan melaporkan kalau penyelenggara kearsipan merupakan totalitas aktivitas meliputi kebijakan, pembinaan serta pengelolaan arsip dalam sesuatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber energi manusia, prasarana serta fasilitas, dan sumber energi yang lain.

Pengelolaan arsip sendiri dengan metode melakukan guna perencanaan, pengorganisasian, penataan personalia, pengarahan serta pengendalian ataupun pengawasan pada arsip serta sumber energi yang mengurus arsip.

PENGERTIAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Tiap industri ataupun organisasi umumnya mempunyai arsip yang ditaruh cocok dengan sistem penyimpanan arsip mereka. Sistem penyimpanan arsip merupakan proses pengaturan serta penyimpanan bahan- bahan secara sistematis. Biar, arsip itu lebih gampang serta kilat dicari kala diperlukan sewaktu- waktu.

Bagi Muhidin serta Winata( 2016), sistem penyimpanan arsip merujuk pada salah satu guna manajemen arsip dalam perihal menjamin Temuan kembali arsip serta penggunaannya di masa mendatang.

Tidak hanya itu, sistem penyimpanan arsip pula mencakup seluruh rangkaian aktivitas yang mengendalikan serta menyusun arsip- arsip dalam sesuatu tatanan sistematis serta logis, aktivitas penyimpanan serta perawatan arsip buat digunakan secara nyaman serta murah.

Sebaliknya, Wursanto( 2001) berkata sistem penyimpanan merupakan rangkaian tata metode serta langkah- langkah yang wajib dilaksanakan dalam menaruh warkat- warkat, sehingga warkat- warkat itu dapat ditemui kembali lebih kilat kala dibutuhkan lagi.

Sugiarto( 2005) menarangkan terdapat 6 sistem penyimpanan arsip, ialah sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem no, sistem bertepatan pada serta sistem warna.

Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berperan selaku bukti diri ataupun karakteristik khas tertentu. Sistem warna dapat dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.

Misalnya, pemakaian warna buat guide- guide dalam folder ataupun pemakaian warna dalam peralatan arsip dapat menolong aktivitas Kearsipan.

Kendala Sistem Manajemen Kearsipan

Hambatan merupakan sesuatu permasalahan ataupun sesuatu kondisi yang jadi penghambat buat menggapai tujuan yang mau dicapai serta wajib mempunyai pemecahan tertentu cocok dengan hambatan yang dialami. Sebagian aspek dalam penyimpanan serta pengelolaan dapat jadi hambatan sistem manajemen kearsipan.

Bagi Sedarmayanti( 2003), terdapat sebagian berbagai hambatan ataupun hambatan dalam pengelolaan ataupun penyimpanan, antara lain:

  • Tidak mengerti fungsi arsip

Hambatan utama dalam sistem manajemen kearsipan merupakan sumber energi manusia yang kurang ataupun tidak mengerti guna suatu arsip. Dampaknya, guna arsip selaku sumber data suatu organisasi ataupun lembaga tidak tercapai. Kemudian, tugas- tugas di bidang kearsipan juga ditatap rendah.

Secara universal, arsip mempunyai guna selaku penunjang kegiatan administrasi, perlengkapan pengambil keputusan, fakta pertanggungjawaban, sumber data serta wahana komunikasi.

  • Pegawai tidak cocok kualifikasi

Pegawai pengurus arsip yang tidak cocok kualifikasi organisasi, lembaga ataupun industri jadi hambatan dalam sistem manajemen kearsipan. Artinya, penempatan pegawai yang bertugas mengelola arsip tidak mempunyai persyaratan yang cocok dengan pekerjaannya.

Kualifikasi merupakan kemampuan yang dibutuhkan buat melaksanakan suatu ataupun mendudukan jabatan tertentu. Sehingga, kualifikasi hendak mendesak seorang buat mempunyai sesuatu kemampuan ataupun kecakapan spesial.

Kamu bisa jadi mengira pegawai yang mengelola arsip lumayan berpendidikan sekolah bawah. Apalagi, pegawai yang kurang kompeten di bidang- bidang lain bisa jadi hendak dialihkan buat menolong mengelola arsip.

Sementara itu, tidak seluruh orang menguasai berartinya arsip serta sistem penyimpanan arsip. Terlebih, orang- orang tanpa pengalaman serta kualifikasi yang cocok. Mereka bisa jadi hendak mengalami banyak kebimbangan kala mengelola arsip.

  • Jumlah arsip terus bertambah

Arsip merupakan kumpulan dokumen memiliki ataupun sarana tempat dokumen itu ditaruh. Arsip umumnya berisi sumber- sumber primer yang terakumulasi sepanjang masa hidup sesuatu orang ataupun organisasi. Setelah itu, arsip ditaruh buat menampilkan guna orang ataupun organisasi tersebut.

Jumlah arsip yang terus meningkat secara selalu pula tercantum hambatan dalam sistem manajemen arsip. Sebab, keadaan ini dapat menyebabkan tempat ataupun ruangan penyimpanannya tidak sanggup menampung arsip.

Baca :  Pengertian Geografi Menurut Para Ahli

Sehingga, resiko arsip berarti hadapi kehancuran serta lenyap pula hendak lebih besar. Oleh karena ini, hambatan penyimpanan arsip ini wajib dicegah semenjak dini.

  • Tidak terdapat pedoman tata kerja

Tata kerja merupakan sesuatu metode buat mengendalikan suatu pekerjaan supaya terlaksana. Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja tentang metode mengelola suatu pekerjaan, mulai dari penafsiran pekerjaan itu sendiri, apa yang wajib dicoba serta triknya.

Pedoman tata kerja sangat diperlukan dalam seluruh bidang, tercantum kearsipan. Sesuatu industri ataupun organisasi wajib mempunyai pedoman tata kerja kearsipan untuk pegawainya yang bertugas mengelola arsip.

Biar, tiap petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras dengan yang lain serta mempunyai tujuan jelas.

  • Tidak terdapat tata metode peminjaman arsip

Arsip umumnya berbentuk dokumen ataupun file berarti yang hendak diperlukan setelah itu hari ataupun seterusnya. Sebab itu, sesuatu organisasi ataupun industri wajib mempunyai pedoman tata metode peminjaman arsip buat mengendalikan serta melindungi dokumen tersebut

Apabila sesuatu organisasi tidak mempunyai serta tidak mempraktikkan pedoman tata metode peminjaman arsip, perihal ini dapat menyebabkan tiap orang dapat meminjamnya tanpa peraturan jelas.

  • Tidak terdapat batasan waktu peminjaman arsip

Tidak terdapatnya ketentuan batasan waktu peminjaman arsip pula tercantum hambatan dalam sistem manajemen arsip. Sebab, seorang ataupun sesuatu kelompok dapat meminjam arsip dalam jangka waktu lama ataupun terkadang tidak dikembalikan. Dampaknya, pihak lain yang pula memerlukan arsip tersebut hendak kesusahan.

  • Sistem penyimpanan arsip tidak maksimal

Sistem penyimpanan arsip merupakan hambatan utama sistem manajemen kearsipan yang butuh diperhitungkan serta dicegah semenjak dini. Sebab, sistem yang kurang optimal serta terampil hendak menyulitkan seorang dalam mencari arsip dengan kilat serta pas.

Sistem penyimpanan arsip merupakan rangkaian tata metode serta langkah- langkah yang wajib dilaksanakan dalam menaruh warkat- warkat, sehingga warkat- warkat itu dapat ditemui kembali lebih kilat kala dibutuhkan lagi.

Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip

Secara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu :

  • Identifikasi Masalah

Sebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipan

  • Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip

Setelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .

  • Menganalisa Sistem

Tindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintah

  • Perancangan Sistem

Pada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .

  • Memilih Dan Mengimplementasikan

Pada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .

  • Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip

Setelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .

Jenis Jenis Sistem Penyimpanan Arsip

Secara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu :

  1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Abjad

Sistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad.

Sistem abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .

Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena :

  • Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat
  • Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang sama
  • Sebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan nama
  • Jumlah yang menggunakan banyak .

Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu :

  • Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagian
  • Fleksibel karena mudah di terapkan
  • Memudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepat
  • Surat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahan

Kerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu :

  • Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara lengkap.
  • Arsip yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisah
  • Adanya Pengindeksan
  • Banyak orang memiliki nama yang sama

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu :

  • Memeriksa berkas / surat

Merupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesai

  • Mengindeks surat
Baca :  Pengertian contoh rumusan masalah,jenis,fungsi rumusan masalah

Merupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .

  • Mengkode surat

Merupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontal

  • Menyortir surat

Merupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyak

  • Menempatkan surat

Menempatkan surat sesuai posisinya

Prosedur Penemuan arsip apabila menggunakan  Sistem Abjad, yaitu :

  • Menentukan judul surat

Mengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirim

  • Menentukan indeks

Mengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintah

  • Menentukan kode arsip

Mengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .

  • Pencarian arsip

Merupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean surat

  • Mengambil arsip

Jika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebut

  • Memberikan arsip

Merupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkan

  • Proses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .

 

  1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Subjek

Sistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat tersebut.

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu :

Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu :

  • Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhan
  • Jika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .

Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu :

Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu :

  • Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .
  • Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnya

Daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek

Daftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu :

  • Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
  • Mengisi kartu indeks
  • Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
  • Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu :

  • Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek :
  • Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan
  • Lihatlah kode pada kartu pengindekan
  • Berdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .
  1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Wilayah

Sistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh Indonesia

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu :

  • Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukan
  • Memudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahui

Kelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu :

  • Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkan
  • Rentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayah
  • Pegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipan

Daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah

Daftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .

Baca :  Pengertian Kartu Kredit, Jenis-jenis, dan ciri-cirinya

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu :

  • Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
  • Mengisi kartu indeks
  • Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
  • Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu :

  • Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
  • Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
  • Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .
  1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Nomor

Sistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar.

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu :

  • Lebih efektif dalam penyimpanan
  • Penyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan teliti
  • Dapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumen
  • Penerapan yang sederhana
  • Penomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luas
  • Penomoran pada map dapat dijadikan referensi

Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu :

  • Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitan
  • Banyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeks
  • Diperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyak

Prosedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor

Daftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu :

  • Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
  • Mengisi kartu indeks
  • Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
  • Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur penemuan kembali arsip , yaitu :

  • Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
  • Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
  • Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .
  1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Tanggal

Sistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode khusus.

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu :

  • Memudahkan dalam pelaksanaan
  • Susunan dan urutan guide yang sedeharana
  • Klasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutan

Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu :

  • Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecil
  • Dokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsip
  • Pemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipan
  • Prosedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal

Daftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu :

  • Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
  • Mengisi kartu indeks
  • Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
  • Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur penemuan kembali arsip, yaitu :

  • Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
  • Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
  • Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .

Bagikan di Sosial Media