Sistem penyimpanan arsip adalah komponen penting dalam pengelolaan informasi dan dokumen di berbagai organisasi. Dalam era digital ini, perusahaan dan lembaga pemerintah semakin menggantikan sistem penyimpanan fisik dengan solusi penyimpanan digital. Namun, pemahaman tentang konsep dasar sistem penyimpanan arsip tetap relevan karena merupakan pondasi bagi efisiensi dan keberlanjutan manajemen arsip.
Sistem penyimpanan arsip adalah bagian kritis dari manajemen informasi modern. Dengan mengembangkan sistem yang baik dan memahami prinsip-prinsip dasar, organisasi dapat mengoptimalkan pengelolaan dokumen dan data mereka, meningkatkan efisiensi operasional, serta memenuhi persyaratan kepatuhan hukum. Dalam dunia yang semakin terdigitalisasi, integrasi solusi penyimpanan arsip dengan teknologi menjadi semakin penting untuk kesuksesan jangka panjang organisasi.
Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah suatu pendekatan atau struktur yang digunakan untuk mengatur, menyimpan, dan mengakses dokumen, rekaman, dan informasi lainnya secara efisien. Tujuan utamanya adalah untuk:
- Kemudahan Akses: Memudahkan pencarian dan akses ke dokumen dan informasi yang diperlukan. Sebuah sistem penyimpanan yang baik harus memungkinkan pengguna untuk dengan cepat menemukan dan mengambil dokumen yang relevan.
- Perlindungan dan Keamanan: Menjaga keutuhan dan kerahasiaan dokumen arsip yang sensitif. Ini melibatkan langkah-langkah untuk melindungi dokumen dari kerusakan fisik dan akses yang tidak sah.
- Efisiensi Ruang dan Sumber Daya: Meminimalkan penggunaan ruang fisik dan sumber daya seperti kertas, toner, dan tenaga kerja. Ini berarti mengoptimalkan penyimpanan fisik dan digital.
- Kepatuhan dan Manajemen Siklus Hidup: Memastikan bahwa dokumen diatur sesuai dengan kebijakan pengarsipan dan persyaratan hukum yang berlaku. Dokumen yang sudah tidak relevan harus bisa dihapus atau diarsipkan secara aman.
Komponen Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip terdiri dari beberapa komponen penting:
- Indeks dan Klasifikasi: Pengindeksan dan pengelompokan dokumen menjadi kategori yang logis, seperti berdasarkan jenis, tanggal, atau departemen. Ini mempermudah pencarian dan pengambilan dokumen.
- Metode Penyimpanan: Penentuan cara dokumen akan disimpan, apakah dalam format fisik (seperti map, kotak arsip, atau rak) atau digital (dalam server atau sistem manajemen dokumen).
- Kebijakan Pengarsipan: Penetapan aturan yang jelas tentang berapa lama suatu dokumen harus disimpan sebelum dihapus atau diarsipkan. Hal ini penting untuk tujuan hukum dan kepatuhan.
- Keamanan dan Perlindungan: Upaya untuk melindungi dokumen dari kerusakan, pencurian, atau akses yang tidak sah. Ini bisa melibatkan penggunaan brankas, kata sandi, enkripsi, atau langkah-langkah keamanan digital.
- Manajemen Siklus Hidup Dokumen: Mengelola dokumen dari pembuatan hingga akhir siklus hidupnya, termasuk pengarsipan, pemindahan ke arsip, dan, jika perlu, penghancuran.
Keuntungan Sistem Penyimpanan Arsip
Penerapan sistem penyimpanan arsip yang baik memiliki sejumlah keuntungan, termasuk:
- Efisiensi Operasional: Penghematan waktu dan sumber daya dalam pencarian dan pengambilan dokumen.
- Kepatuhan Hukum: Kepatuhan terhadap regulasi dan persyaratan hukum terkait dengan penyimpanan dan retensi dokumen.
- Ketahanan Terhadap Bencana: Perlindungan dokumen terhadap kebakaran, banjir, atau bencana lainnya yang dapat merusak dokumen fisik.
- Pengurangan Biaya: Mengurangi biaya penyimpanan fisik dan mengurangi ketergantungan pada kertas.
- Peningkatan Keamanan: Meningkatkan keamanan dokumen dan data sensitif melalui langkah-langkah keamanan yang diterapkan.
Dalam era digital yang terus berkembang, sistem penyimpanan arsip semakin terintegrasi dengan solusi perangkat lunak manajemen dokumen (DMS) dan sistem manajemen konten (CMS) untuk mengelola dokumen elektronik. Namun, pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar sistem penyimpanan arsip tetap penting, karena dapat membantu organisasi membangun fondasi yang kuat untuk manajemen informasi mereka.
Implementasi Sistem Penyimpanan Arsip yang Sukses
Mengimplementasikan sistem penyimpanan arsip yang sukses memerlukan beberapa langkah penting:
- Penentuan Kebutuhan: Identifikasi jenis dokumen yang akan disimpan, berapa lama mereka perlu disimpan, dan siapa yang akan mengaksesnya. Ini akan membantu Anda memilih jenis sistem penyimpanan yang sesuai.
- Pengindeksan dan Klasifikasi: Kembangkan sistem pengindeksan yang jelas dan klasifikasi dokumen. Ini akan memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen.
- Pemilihan Perangkat dan Perangkat Lunak: Pilih perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan bahwa sistem ini dapat memenuhi persyaratan keamanan dan kepatuhan yang berlaku.
- Pelatihan Karyawan: Pastikan karyawan yang terlibat dalam manajemen arsip memahami bagaimana menggunakan sistem dengan baik. Pelatihan akan meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan.
- Kebijakan Pengarsipan: Tetapkan kebijakan pengarsipan yang jelas dan patuhi aturan retensi dokumen yang berlaku. Ini akan membantu menjaga keteraturan dan kepatuhan hukum.
- Pengawasan dan Audit: Terus pantau dan audit sistem penyimpanan arsip untuk memastikan kepatuhan dan efisiensi. Lakukan perbaikan dan perbaikan jika diperlukan.
Tantangan dalam Sistem Penyimpanan Arsip
Meskipun sistem penyimpanan arsip memiliki banyak manfaat, ada beberapa tantangan yang harus dihadapi dalam mengelolanya:
- Kepatuhan Regulasi yang Terus Berubah: Hukum dan regulasi terkait pengarsipan dan privasi data terus berubah. Organisasi harus memastikan bahwa sistem penyimpanan arsip mereka selalu mematuhi peraturan terbaru.
- Manajemen Data Besar (Big Data): Dengan volume data yang terus tumbuh, mengelola dan menyimpan data yang besar menjadi semakin rumit. Strategi pengarsipan yang efektif diperlukan untuk mengatasi data besar ini.
- Keamanan Data: Menjaga keamanan dokumen dan data sensitif sangat penting. Ancaman keamanan seperti peretasan atau kebocoran data harus ditangani secara efektif.
- Biaya Implementasi dan Perawatan: Pembangunan dan pemeliharaan sistem penyimpanan arsip, terutama dalam lingkungan digital, bisa mahal. Ini melibatkan biaya perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan pemantauan terus-menerus.
- Kualitas Data: Dokumen yang tidak terorganisir atau tidak memiliki metadata yang baik dapat membuat pencarian dan pengambilan menjadi sulit. Memastikan kualitas data yang baik sangat penting.
- Penggabungan Data: Dalam beberapa kasus, organisasi harus menggabungkan data dari berbagai sumber, termasuk sistem penyimpanan arsip yang berbeda. Ini memerlukan strategi yang baik untuk integrasi data.
Masa Depan Sistem Penyimpanan Arsip
Dengan perkembangan teknologi seperti kecerdasan buatan (AI) dan komputasi awan, masa depan sistem penyimpanan arsip akan semakin terintegrasi dengan solusi yang lebih canggih. Beberapa perkembangan yang dapat diharapkan termasuk:
- Penggunaan AI: AI dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses pengindeksan dan pencarian dokumen. Ini akan mempercepat dan meningkatkan akurasi akses ke arsip.
- Penggunaan Teknologi Blockchain: Teknologi blockchain dapat digunakan untuk meningkatkan keamanan dan integritas data dalam sistem penyimpanan arsip.
- Komputasi Awan: Semakin banyak organisasi yang beralih ke penyimpanan arsip berbasis awan untuk fleksibilitas dan skalabilitasnya.
- Peningkatan Mobilitas: Sistem penyimpanan arsip akan semakin dapat diakses dari perangkat seluler, memungkinkan mobilitas dan kolaborasi yang lebih besar.
- Manajemen Data yang Lebih Aktif: Organisasi akan semakin fokus pada manajemen data yang lebih aktif, termasuk pemantauan dan analisis data untuk kepentingan bisnis.
Dalam dunia yang terus berubah, pemahaman yang mendalam tentang sistem penyimpanan arsip dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perkembangan teknologi adalah kunci untuk mengelola informasi dan data dengan efisien serta memenuhi tuntutan hukum dan bisnis yang terus berubah. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip akan tetap menjadi elemen penting dalam keberlanjutan organisasi di masa depan.
Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip
Penerapan sistem penyimpanan arsip yang baik memiliki berbagai manfaat, antara lain:
- Efisiensi Operasional: Dokumen dapat ditemukan dengan cepat, menghemat waktu dan upaya dalam pencarian informasi.
- Penghematan Ruang: Dengan menyimpan arsip dalam format digital, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik.
- Keamanan dan Pemulihan Data: Dokumen dapat diproteksi dari bencana alam, pencurian, atau kerusakan fisik, serta dapat dengan mudah dipulihkan jika terjadi kehilangan data.
- Kepatuhan dan Legalitas: Mematuhi peraturan dan aturan hukum terkait penyimpanan dan penghapusan arsip adalah suatu keharusan, dan sistem penyimpanan arsip membantu dalam mencapai hal ini.
Contoh Sistem Penyimpanan Arsip
Ada beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang umum digunakan, termasuk:
- Penyimpanan Arsip Fisik: Menggunakan kabinet arsip, rak, dan berkas untuk menyimpan dokumen fisik. Dokumen diklasifikasikan dan diindeks untuk kemudahan pengambilan.
- Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS): Menggunakan perangkat lunak khusus untuk mengelola, mengindeks, dan mengamankan dokumen dalam format digital.
- Cloud Storage: Dokumen disimpan secara online dalam penyimpanan awan yang dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet.
- Penyimpanan Mikrofilm atau Mikrofiche: Dokumen-dokumen dikonversi ke format mikrofilm atau mikrofiche untuk penghematan ruang penyimpanan.
Pemilihan jenis sistem penyimpanan arsip tergantung pada kebutuhan, anggaran, dan tingkat keamanan yang diperlukan oleh organisasi.
Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip
Secara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu :
- Identifikasi Masalah
Sebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipan
- Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip
Setelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .
- Menganalisa Sistem
Tindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintah
- Perancangan Sistem
Pada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .
- Memilih Dan Mengimplementasikan
Pada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .
- Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip
Setelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .
Jenis Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
Secara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu :
- Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad.
Sistem abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .
Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena :
- Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat
- Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang sama
- Sebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan nama
- Jumlah yang menggunakan banyak .
Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu :
- Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagian
- Fleksibel karena mudah di terapkan
- Memudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepat
- Surat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahan
Kerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu :
- Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara lengkap.
- Arsip yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisah
- Adanya Pengindeksan
- Banyak orang memiliki nama yang sama
Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu :
- Memeriksa berkas / surat
Merupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesai
- Mengindeks surat
Merupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .
- Mengkode surat
Merupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontal
- Menyortir surat
Merupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyak
- Menempatkan surat
Menempatkan surat sesuai posisinya
Prosedur Penemuan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu :
- Menentukan judul surat
Mengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirim
- Menentukan indeks
Mengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintah
- Menentukan kode arsip
Mengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .
- Pencarian arsip
Merupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean surat
- Mengambil arsip
Jika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebut
- Memberikan arsip
Merupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkan
- Proses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .
- Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Subjek
Sistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat tersebut.
Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu :
Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu :
- Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhan
- Jika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .
Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu :
Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu :
- Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .
- Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnya
Daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek
Daftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .
Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu :
- Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
- Mengisi kartu indeks
- Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
- Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan
Prosedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu :
- Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek :
- Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan
- Lihatlah kode pada kartu pengindekan
- Berdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .
- Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Wilayah
Sistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh Indonesia
Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu :
- Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukan
- Memudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahui
Kelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu :
- Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkan
- Rentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayah
- Pegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipan
Daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah
Daftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .
Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu :
- Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
- Mengisi kartu indeks
- Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
- Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan
Prosedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu :
- Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
- Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
- Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .
- Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Nomor
Sistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar.
Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu :
- Lebih efektif dalam penyimpanan
- Penyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan teliti
- Dapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumen
- Penerapan yang sederhana
- Penomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luas
- Penomoran pada map dapat dijadikan referensi
Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu :
- Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitan
- Banyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeks
- Diperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyak
Prosedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor
Daftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .
Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu :
- Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
- Mengisi kartu indeks
- Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
- Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan
Prosedur penemuan kembali arsip , yaitu :
- Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
- Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
- Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .
- Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Tanggal
Sistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode khusus.
Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu :
- Memudahkan dalam pelaksanaan
- Susunan dan urutan guide yang sedeharana
- Klasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutan
Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu :
- Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecil
- Dokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsip
- Pemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipan
- Prosedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal
Daftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .
Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu :
- Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
- Mengisi kartu indeks
- Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
- Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan
Prosedur penemuan kembali arsip, yaitu :
- Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
- Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
- Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .
