Fungsi, Tujuan, Ciri, Contoh surat dinas

Fungsi, Tujuan, Pengertian, Contoh surat dinas – Sebuah surat dinas resmi dibutuhkan saat suatu instansi sekolah, OSIS ataupun pemerintah menyerahkan perintah, undangan ataupun lainnya, Perintah atau undangan yang dituangkan dalam sepucuk surat menyerahkan kesan sah yang baik. Tentunya mestilah diacuhkan tata bahasa yang baik dan benar pula supaya tidak memunculkan kesalahpahaman dalam menanggapi amanat tersebut.Setiap organisasi kepemerintahan pasti membutuhkan surat dinas untuk menyerahkan perintah baik atasan ke bawahan ataupun bawahan ke atasan. Jadi surat dinas tersebut sendiri ialah surat yang digunakann sebagai perangkat komunikasi di dalam suatu instansi kelembagaan ataupun kepemerintahan. Surat dinas sering pun disebut dengan surat resmi sebab mempunyai faedah dan destinasi yang sama yakni jelas dan bisa dipertanggung jawabkan kemurnian dan keutuhannya. Namun memang untuk ketika ini surat telah jarang dipakai sebagai bahan komunikasi sebab sudah tergantikan dengan media-media sosial yang semakin hari semakin modern sehingga eksistensi surat ini memang telah jarang dipakai lagi tetapi untuk urusan yang formal laksana kelembagaan lagipula kepemerintahan ini dibutuhkan surat yang resmi supaya terlihat lebih formal dan sopan karena bilamana menggunakan handphone atau melewati sosial media bakal terlihat tidak cukup sopan dan tidak profesional. sebelum ke tinjauan pokok saya akan menyatakan dahulu mengenai bentuk-bentuk dari surat dinas guna memudahkan kamu dan bisa membedakan sekian banyak  macam-macam surat dinas.

Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat dinas adalah Sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyamapaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :

  • Surat dinas sebagai duta atau wakil penuli untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
  • Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipka dan dapat dilihat lagi jika diperlukan,
  • Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi,
  • Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat surat perjanjian
  • Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjtunya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang perubahandan perkembanagan suatu instansi, yuridis dan adminstratif.

 

Syarat untuk surat dinas

Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

  • Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
  • Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
  • Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
  • Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

 

Jenis Surat Dinas

Berikut beberapa bentuk macam surat dinas yang digunakan diinstansi pemerintah di Indonesia:
  • Bentuk setengah lurus dengan posisi alamat surat dan ditempatkan disebelah kanan atas dibawah lokasi dan tanggal surat, bentuk surat resmi yang satu ini disebut juga bentuk surat dinas lama.
  • Bentuk setengah lurus dan memiliki ciri-ciri yang lebih khusus tertuju pada surat-surat dinas ekslusif seperti surat pengantar, surat instruksi, surat tugas, surat keputusan dll.
  • Bentuk setengah lurus dengan alamat surat dituliskan pada bagian kiri setelah nomer, lampiran, dan perihal surat. Bentuk surat ini merupakan bentuk pengembangan dari bentuk surat dinas lama sehingga bentuk surat ini disebut juga surat pengembangan Indonesia baru.

 

Suatu surat dapat dikatan surat dinas apabila surat ini memiliki ciri-ciri dibawah ini.

Ciri-ciri surat dinas

  • Menggunakan bahasa yang baku
  • Memiliki kepala surat (nama instansi beserta alamatnya)
  • Memiliki nomer surat dan tanggal surat
  • Memiliki perihal, yakni maksud dan tujuan surat tersebut
  • Lampiran
  • Boleh memiliki tembusan

Tata Cara Penulisan

Selain memahami ciri-ciri sebuah surat dinas anda juga harus memperhatikan hal-hal berikut ini,

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat resmi :

  • Menulis setiap bagian surat dengan aturan penuliran yang benar

Setiap bagian surat harus ditulis sesuai dengan aturan yang berlaku dari mulai ukuran huruf ,jenis huruf, ukuran kertas dan warna huruf.

  • Pesan

Pesan surat yang disampaikan harus jelas supaya pembaca benar-benar memahami isi dari tujuan surat yang anda kirim dengan menggunakan sifat bahasa yang baku, singkat, jelas dan padat.

  • Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan

Agar tidak terjadi kesalahan pendapat maka si penulis surat harus benar-benar memahami kedudukan masalah pokok yang dihadapi.

  • Pengirim surat

Ketika membaca surat yang perlu anda perhatikan yakni adalah dari siapa surat itu datang, karena dengan mengetahui  latar belakang surat tersebut sikap respon terhadap surat itu sendiri berpengaruh besar.

  • Penerima surat

Penerima surat adalah orang yang menerima surat, pengirim surat harus mengetahui dan memahami sasaran dari surat yang dituju entah itu kepada atasan ataupun bawahan dengan tujuan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan penulis

  • Saluran

Saluaran adalah sebuah jalur yang digunakan dalam surat untuk melampaui surat misalnya karena menggunakan prangko ataupun melalui kurir, harus menandatangani tanda penerimaan sebagai bukti surat telah sapai ditangann penerima.

Setelah anda memahami semua ciri dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam cara pembuatan surat dinas, kini yang perlu anda perhatikan kembali yaitu bagian bagian dan cara membuat surat dinas yang baik dan benar, berikut bagian-bagian dan funsgsi dari surat dinas :

  • Kop surat

Kop surat atau kepala surat terletak pada bagian atas lembaran surat, kop surat ini berisi mengenai bukti diri instansi atau lembaga yang bersangkutan.

  • Nomor surat

Syarat surat dinas yang lainnya yaitu harus mempunyai atau menyertakan nomor surat didalam nya, tujuannya sebagai bukti pengarsipan. Biasanya didalam surat tulisan “Nomor” sering disingkat menjadi “NO”

  • Tanggal surat

Kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan surat dinas adalah pada lembaran kertas yakni pada kepala surat dengan menuliskan nama kota terlebih dahulu, yang harus anda ketahui dalam penulisan surat dinas penulisan kota tidak perlu karena sudah tercantum didalam kepala surat. Dan untuk penulisan bulan tahun dan tanggalnya pun tidak boleh disingkat misalnya bulan juni menjadi jun ataupun tanggal menggunakan angka romawi.

  • Lampiran

Pada surat dinas kepemerintahan kata lampiran dicantumkan dibawah kata nomor dan cantumkan berapa berkas atau lembar surat yang dilampirkan.

  • Perihal surat

Perihal surat adalah inti isi maksud dan tujuan sebuah surat dikirim, bagian perihal ini dibuat untuk memudahkan si penerima untuk mengetahui maksud dan tujuan pengiriman surat tetapi ingat untuk tulisan didalam perihal ini tidak usah merangkai kata terlalu panjang cukup garis besar dari tujuan surat dinas nya itu sendiri dibuat.

  • Alamat surat

Alamat surat pada surat dinas biasanya terletak pada bagian luar sampul surat dan didalam lembaran surat didalamnya pun juga harus tercantum. Adapun untuk penulisan alamat suratnya sebaiknya diawali dengan sebutan sipenerima surat misalnya Ibu, bapak ataupun saudara. Apabila nama gelar atau jabatan akan dicantumkan maka untuk kata ibu, bapak atau saudara tidak perlu dicantumkan.

  • Salam pembuka

Salam pembuka didalam surat resmi ataupun surat dinas adalah sebuah tatakrama kesopanan dan penghormatan pengirim surat kepada penerima surat.

  • Badan surat

Untuk badan atau isi surat ini terdiri dari beberapa bagian lagi, yakni paragraf pembuka sebagai kata-kata pengantar ataupun ucapan salam, isi surat dan penutup sebagai penegasan dari isi suratjuga ucapan salam dan tanda terimakasih.

  • Salam penutup

Salam penutup dimaksudkan sebagai penghargaan dan penghormatan pengirim surat untuk penerima.

  • Nama instansi

Penulisan nama instansi dilakukan jika menggunakan stempel yang berbentuk bulat apabila stempel berbentuk kotak atau sebaginnya hal ini tidak diperlukan.

  • Nama dan tanda tangan pengirim surat

Dalam penandatanganan surat dinas biasanya yang melakukannya adalah pimpinan dari sebuah lembga atau instansi yang bersangkutan.

  • Tembusan

Tembusan terletak dikiri bawah diaatas tanda tangan.

CONTOH SURAT DINAS

Contoh Surat Dinas
Resmi
Perusahaan
PT. SEGAR ALAM ABADI

 

Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4  Jl. Raya  Wangi Teh Melati Km.
3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
———————————————————————————————-
Nomor
: 005/PTSAB/60/VIII/2016

 

Perihal
: Penawaran Jasa
Lampiran            : –
Kepada

 



Bapak/ Ibu Calon Customer
PT. Segar Alam Abadi
Di  tempat
Dengan hormat,
Perkenalkan,kami dari PT. Segar Alam Abadi yang dalam hal
ini kami bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Baik dalam ataupun Luar
pulau,kami berniat menawarkan bentuk kerja  sama dalam bidang
expedisi.besar harapan kami bisa membantu pendistribusiannya.adapun service
yang kami berikan DOOR to DOOR,Cy to DOOR,atau pun Cy to Cy.
kami juga melayani trucking untuk seluruh wilayah
Indonesia. Disini kami memprioritaskan keamanan, kenyamanan coustemer.
Kami berusaha berkomit dengan LEAD time yang kami berikan.jika,kedepannya
Bapak/ Ibu berkehendak membutuhkan jasa kami.dengan senang hati,kami akan
memberikan penawaran  harga.
Sekian surat penawarn ini kami sampaikan, atas perhatian
dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 19 Agustus 2016
Kepala Departemen SDM

 

PT. Segar Alam Abadi
Contoh Surat Dinas
Resmi Sekolah
Undangan
SMA Negeri 2 Jakarta
Jl. Jend. Suprapto No. 5 Jakarta
No. Telp. (021) 6520234
—————————————————————————————————-
Jakarta,
05 Januari 2018

 

No             :
005/SMAN 2 Jakarta/01/2018
Lampiran  : –
Perihal      : Undangan
                                                                         Yth. Orang tua / Wali
Murid
                                                                         Kelas XI SMA Negeri 2
                                                                         Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka untuk meningkatkan wawasan para
siswa siswi SMAN 2 Jakarta khususnya kelas XI. Maka lewat surat ini kami selaku
badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan kegiatan studi lapangan untuk
siswa siswi Jurusan IPA di luar sekolah.
Adapun kegiatan tersebut akan kami laksanakan
pada :
Hari/Tanggal   : Senin, 10 Januari 2018
Pukul
: 09.00 s.d. 12.00 WIB
Tempat
: Jakarta
Acara
: Cerdas Cermat Siswa Kelas XI
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas
segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
                                                                              Kepala
Sekolah
                                                                              SMAN 2
Jakarta
                                                                              Ahmad
Jaelani, M.Pd.
Contoh Surat Dinas
Resmi Sekolah
Sumbangan
PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 15 JAKARTA
Jl. WR. Supratman, Jakarta, Telp. (021) 521-55445
————————————————————————————————————
                                                                                      Jakarta, 23 Januari
2018

 

Nomor         : 321/smp15/2018
Lampiran     : –
Perihal         : Santunan Anak Yatim Piatu
                                                                                      Yth.
Orang Tua / Wali Murid
                                                                                      SMP
Negeri 321
                                                                                      Jakarta
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 321 Jakarta, Kami dari
pengurus OSIS akan melakukan acara santunan kepada anak yatim piatu, dan mohon
kiranya kepada para Orang Tua / Wali Murid agar bisa berpartisipasi di dalam
memberikan sumbangan, oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada :
Hari / tanggal    : Kamis/ 25 Januari 2018
Pukul                :  09.00 WIB
s/d Selesai
Tempat             :  Aula Lantai II SMP
Negeri 15
Acara                :  Santunan
dari Orang Tua / Wali Murid
Mengingat akan pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya Bapak/Ibu tepat
pada waktunya, demikian undangan ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami
mengucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum Wassalamu’alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh.
                      Mengetahui,
Kepada Sekolah SMP Negeri 321 Jakarta
Ketua OSIS,
                       Margono

Muhammad Mirza

          NIP : 123533143125136

Contoh surat dinas cuti pegawai

Salatiga, ……………………………
Kepada
Yth. (Pejabat yang berwenang
memberikan cuti)
Di

S A L A T I G A
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Satuan organisasi :
dengan ini mengajukan permintaan cuti tahunan untuk tahun …….. selama …… (…………….) hari kerja, terhitung mulai tanggal …………… s.d. ………………
Selama menjalankan cuti alamat saya adalah di ……………………………………….

Demikianlah permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya.

Hormat saya,

(…………………………………….)
NIP. ………………………………..

CATATAN PEJABAT KEPEGAWAIAN
Cuti yang telah diambil dalam tahun yang bersangkutan:
Cuti Tahunan                       : …… hari
Cuti Besar                            : …… hari
Cuti Sakit                             : …… hari
Cuti Bersalin                        : …… hari
Cuti Karena Alasan Penting  : …… hari
Keterangan Lain-lain            :
………………………………………………………………………………………………………………………………………….
CATATAN/PERTIMBANGAN ATASAN LANGSUNG:
KEPUTUSAN PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI:

Contoh surat dinas cuti pegawai Tahunan

Salatiga, ……………………

SURAT IZIN CUTI TAHUNAN
NOMOR : ………………………….

1. Diberikan cuti tahunan untuk tahun ………… kepada Pegawai Negeri Sipil :
Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Satuan organisasi :
selama ……. (………….) hari kerja, terhitung mulai tanggal …………………….. sampai dengan tanggal ………………….. dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Sebelum menjalankan cuti tahunan wajib menyerahkan pekerjaannya kepada atasan langsungnya atau pejabat lain yang ditunjuk.
b. Setelah selesai menjalankan cuti tahunan wajib melaporkan diri kepada atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagaimana biasa.

2. Demikianlah surat izin cuti tahunan ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
……………………..….*

(………………………………………)
NIP. ………………………………..
TEMBUSAN :
Inspektur Kota Salatiga;
Ka. DPPKAD Kota Salatiga;
Ka. BKD Kota Salatiga;
Yang bersangkutan.

* Tulislah jabatan pejabat yang berwenang memberikan cuti.

Share

Leave a Reply