Pengertian Surat Jenis Fungsi Macam Manfaat

Posted on

Surat – Dizaman canggih ini mungkin surat memang telah dikirim melewati surel (surat elektronik) supaya mempermudah ekspedisi serta mempercepat hingga pada orang yang dituju. Tapi masih tidak sedikit surat-surat yang dikirim melewati paket pengiriman.

Surat menjadi di antara alat komunikasi yang bermanfaat untuk mengucapkan informasi tertulis untuk pihak yang ditujua. Biasanya faedah surat tersebut mencakup lima hal, yaitu sebagai berikut;

  1. Surat sebagai sarana pemberitahuan, permintaan dan gagasan
  2. Surat sebagai perangkat bukti tertulis.
  3. Surat sebagai bukti historis dan authentic
  4. Surat sebagai perangkat pengingat, dan
  5. Surat sebagai pedoman kerja.

Surat ini akan diantarkan kepada jasa ekspedisi barang seringkali kantor pos, dan kantor pos akan langsung mengirimkan untuk tujuan yang tercantum dalam alamat surat. Mungkin sekitar ini kita melulu mengetahui bila surat ini melulu sebatas surat individu dan surat undangan biasa.

Ternyata andai kita mencari lebih jauh lagi, sangat tidak sedikit sekali macam macam jenis surat yang perlu anda ketahui, barangkali untuk kini ini kita melulu perlu sekedar tahu tanpa perlu memahami bagaimana teknik membuatnya.

Tapi, di lantas hari pasti anda memerlukan di antara dari macam macam jenis surat inilah ini entah tersebut dalam dunia pekerjaan, organisasi atau lainnya. Dibawah ini bakal dibawah tentang macam macam jenis surat secara menyeluruh dan jelas. Simak sampai selesai ya tulisan ini.

Pengertian Surat adalah sebuah sarana komunikasi untuk mengucapkan informasi dalam format tulisan pada kertas oleh satu pihak untuk pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.

Surat merupakan format komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat sejumlah unsur, diantaranya:

  1. Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan
  2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan, Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)
  3. Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan
  4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis yang telah ada sejak zaman dahulu kala. Dalam perkembangannya, surat tidak hanya menjadi alat komunikasi formal antarindividu, tetapi juga telah menjadi bagian integral dari berbagai aktivitas bisnis, pemerintahan, pendidikan, dan kehidupan sehari-hari. Dalam konteks modern, surat telah mengalami transformasi dari bentuk fisik menjadi format digital.

Surat merupakan media komunikasi tertulis yang beragam, memainkan peran penting dalam berbagai aspek kehidupan. Dalam era digital, surat telah mengalami transformasi, tetapi tetap relevan sebagai alat komunikasi formal yang memberikan legitimasi dan kejelasan dalam menyampaikan pesan. Dengan memahami pengertian, unsur-unsur, fungsi, dan jenis-jenis surat, individu dapat menggunakan surat secara efektif sesuai dengan keperluan dan konteksnya.

Pengertian Surat

Surat dapat didefinisikan sebagai komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak ke pihak lainnya, baik dalam bentuk fisik (kertas) maupun digital. Surat memiliki berbagai bentuk, seperti surat pribadi, surat bisnis, surat dinas, surat resmi, dan lain-lain, yang disesuaikan dengan keperluan dan konteks penggunaannya.

Unsur-unsur Surat

  • Alamat Pengirim dan Penerima: Setiap surat mencantumkan alamat pengirim dan alamat penerima. Ini mencakup nama, jabatan, instansi, dan alamat lengkap masing-masing pihak.
  • Tanggal dan Tempat Penulisan: Surat selalu dilengkapi dengan tanggal penulisan dan tempat pembuatan surat. Hal ini untuk menunjukkan kejelasan waktu dan tempat surat tersebut dibuat.
  • Isi Surat: Bagian ini merupakan inti dari surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima.
  • Salutatorian atau Penutup: Pada akhir surat, terdapat salam penutup atau salutatorian, seperti “Hormat saya” atau “Salam Hormat.” Bagian ini mencerminkan kesopanan dan etika dalam berkomunikasi.
  • Tanda Tangan dan Cap: Surat resmi biasanya dilengkapi dengan tanda tangan dan cap dari pengirim. Tanda tangan menandakan keabsahan dan tanggung jawab atas isi surat.
  Pengertian Kartu Kredit Jenis jenis dan ciri ciri

Manfaat surat

Surat, baik dalam bentuk fisik maupun digital, memiliki berbagai manfaat dalam berbagai aspek kehidupan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan surat:

  • Komunikasi Tertulis: Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis yang memberikan kejelasan dan kepastian. Pesan yang disampaikan dapat dirumuskan dengan baik dan dipahami dengan lebih jelas oleh penerima.
  • Bukti Resmi: Surat sering digunakan sebagai bukti resmi dalam transaksi bisnis, hukum, atau administratif. Tanda tangan dan cap pada surat menambah tingkat keabsahan dan tanggung jawab terhadap isi pesan.
  • Pemberitahuan dan Pengumuman: Surat digunakan sebagai sarana pemberitahuan resmi, baik dalam konteks pemerintahan, bisnis, maupun organisasi. Surat dinas, surat edaran, dan surat pengumuman memberikan legitimasi pada informasi yang disampaikan.
  • Arsip dan Dokumentasi: Surat membantu dalam pengarsipan dan dokumentasi aktivitas organisasi, bisnis, atau personal. Ini memudahkan untuk melacak dan mendokumentasikan komunikasi yang terjadi.
  • Pelacakan Transaksi: Dalam konteks bisnis, surat digunakan untuk melacak transaksi, pesanan, atau perjanjian. Surat pemesanan, faktur, dan kontrak adalah contoh surat yang mencatat kesepakatan dan transaksi bisnis.
  • Media Ekspresi dan Hubungan Pribadi: Surat pribadi, seperti surat cinta, ucapan selamat, atau surat kekeluargaan, menjadi media ekspresi perasaan dan memperkuat hubungan antarindividu.
  • Komunikasi Formal: Dalam konteks pemerintahan dan bisnis, surat adalah alat komunikasi formal yang memastikan pesan disampaikan dengan etika dan ketepatan.
  • Menghindari Kesalahpahaman: Surat membantu menghindari kesalahpahaman karena pesan tertulis dapat dikaji ulang. Hal ini meminimalkan risiko interpretasi yang salah seperti yang mungkin terjadi dalam komunikasi lisan.
  • Media Promosi dan Iklan: Dalam bisnis, surat dapat digunakan sebagai media promosi atau iklan. Surat penawaran, surat promosi, dan brosur merupakan contoh bentuk surat yang dapat digunakan untuk memasarkan produk atau jasa.
  • Pendidikan dan Penyuluhan: Surat juga digunakan sebagai sarana pendidikan dan penyuluhan. Misalnya, surat edaran sekolah, surat pemberitahuan kegiatan, atau surat undangan untuk seminar.

Penggunaan surat yang bijaksana dapat memberikan manfaat besar dalam berbagai aspek kehidupan dan memastikan terjaganya komunikasi yang efektif dan efisien.

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti surat, maka kita bisa merujuk kepada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi surat menurut para ahli:

1. S. Hidajat

Menurut S. Hidajat pengertian surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan, berita, atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo pengertian surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

3. Diana Nababan

Menurut Diana Nababan, arti surat adalah suatu alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

4. Djoko Purwanto

Menurut Djoko Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

5. W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta pengertian surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

6. Sugeng Rusmiwari

Menurut Sugeng Rusmiwari arti surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan dalam kertas yang sangat erat kaitannya dengan aktivitas manusia.

7. J. Wajong

Menurut J. Wajong pengertian surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.

8. Darji

Menurut Darji pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

9. Iis Sopyan

Menurut Iis Sopyan definisi surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Fungsi Surat

Sesuai dengan definisi surat di atas, fungsi surat secara umum adalah sebagai alat komunikasi dalam bentuk tertulis. Berikut ini adalah beberapa fungsi surat:

  1. Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.
  2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
  3. Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan
  4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
  5. Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada penerima
  Isi Pengertian Sejarah Dasa Dharma Tri Satya Pramuka

Jenis Surat

Surat dapat dibagi dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat, wujud, dan kriteria lainnya. Agar memudahkan kita mengetahui jenis surat, berikut ini adalah macam-macam surat tersebut:

1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

  • Surat pemberitahuan, biasanya berisi pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi
  • Surat perintah, surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut
  • Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan
  • Surat peringatan, surat ini bertujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi
  • Surat panggilan, bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi
  • Surat Susulan, merupakan penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya
  • Surat keputusan, surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan
  • Surat laporan, surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain
  • Surat penawaran, umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

  • Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm.
  • Warkat pos, surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop.
  • Surat bersampul, surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.
  • Memorandum dan Nota, surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor.
  • Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.

3. Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

  • Surat dinas, digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
  • Surat Niaga/ Bisnis, surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha.
  • Surat Pribadi, surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.

4. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

  • Surat Biasa, umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga.
  • Surat edaran, ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat.
  • Surat pengumuman, umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.

5. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

  • Surat biasa, surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu dirahasiakan.
  • Surat rahasia, surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja.
  • Surat sangat rahasia, surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain

6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

  • Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
  • Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.

Macam Macam Surat

Dibawah ini adalah macam macam jenis surat yang mungkin sebagian agak terdengar asing di telinga kamu. Tapi yakinlah bahwa suatu saat kamu akan memerlukan salah satu jenis surat dibawah ini. pelajari dengan seksama ya macam macam jenis surat dibawah ini.

Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan surat yang memang ditujukan dari seseorang kepada seseorang. Sesuai dengan namanya, isi surat ini memang sangat pribadi. Dibawah ini adalah contoh ciri-ciri surat pribadi yang perlu kamu ketahui.

  • Tidak memakai kop surat
  • Tidak adanya nomor surat
  • Untuk salam pembuka dan salam penutupnya sangat bervariasi
  • Menggunakan bahasa sehari hari yang bebas tergantung keinginan pembuat surat
  • Format surat dibebaskan

Surat Undangan

Surat undangan merupakan surat yang berisikan sebuah ajakan, permintaan atau permohonan kepada persorangan atau instansi dengan tujuan dapat menghadiri acara yang diadakan oleh pihak yang mengundang. Jika kamu berniat membuat surat undangan maka ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan, dibawah ini adalah hal yang harus kamu perhatikan oke.

  • Mengguakan bahasa yang formal dan sopan
  • Maksud, tujuan, waktu dan tempat harus sangat jelas agar tidak mempersulit pihak yang di undang.
  • Cantumkanlah indentitas pengundang dengan jelas agar pihak yang di undang tidak merasa curiga dan lebih percaya terhadap surat undangannya.

Surat Resmi

Macam macam jenis surat yang ke-3 adalah surat resmi. Surat resmi merupakan surat yang dipakai untuk kepentingan resmi baik itu organisasi, instasni atau perseorangan. Contoh dari surat resmi adalah surat edaran, surat pemberitahuan dan surat undangan. Dibawah ini adalah ciri-ciri dari surat resmi yang perlu kamu ketahui.

  • Apabila yang mengeluarkannya organisasi atau instansi maka perlu memakai kop surat
  • Terdapat nomor surat, perihal dan lampiran.
  • Memakai salam pembuka serta penutup yang lazim serta sopan.
  • Menggunakan ragam bahasa yang resmi dan formal.
  • Menyertakan cap serta stempel dari Lembaga resmi.
  • Terdapat aturan format baku dalam pembuatan surat resmi.
  Pengertian Contoh Algoritma Jenis Fungsi Sejarah Penjelasan Lengkap

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan merupakan surat yan ditulis oleh perseorangan kepada suatu instansi ataupun perusahaan dengan tujuan kita dapat diterima kerja pada instansi tersebut. Surat lamaran pekerjaan ini termasuk ke dalam salah satu surat dinas dan surat resmi.

Maka dari itu terdapat berbagai macam aturan yang harus dipenuhi dalam penulisannya agar. Surat juga sebagai penunjuk seperti apa keseriusan kita dalam melamar pekerjaan tersebut. Dibawah ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan jika kamu berniat untuk membuat surat lamaran pekerjaan.

  • Tempat dan tanggal pembuatan surat
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Hal atau perihal
  • Alamat tujuan
  • Salam pembuka

Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

  1. Paragraf pembuka
  2. Isi surat
  3. Paragraf penutup

Surat Perjanjian

Surat penjanjian merupakan salah satu dari macam macam jenis surat yang bertujuan untuk membuat kesepakatan antara kedua belah pihak dengan capaian terjadinya sebuah perjanjian yang dapat diterima oleh kedua belah pihak yang bersangkutan.

Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat yang dibuah untuk membuktikan serta menjamin sebuah Lembaga atau seseorang telah diberikan sebuah kuasa atau wewenang oleh pihak yang bersangkutan mengenai hal yang sangat penting.

Surat Dinas

Surat dinas ini dipakai untuk kepentingan yang berkenaan mengenai pekerjaan formal seperti instansi dinas serta tugas kantor. Surat ini memang cuku penting dalam urusan administrasi pada sebuah lembagan atau instansi.

Fungsi dari surat dinas ini adalah sebagai arsip, bukti sejarah dari perkembangan instansi serta pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan atau instruksi. Dibawah ini adalah ciri ciri dari surat dinas yang perlu terpenuhi.

  • Memakai kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
  • Memakai nomor surat, lampiran, dan perihal
  • Memakai salam pembuka dan penutup yang baku
  • Memakai bahasa baku atau ragam resmi
  • Memakai cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
  • Format surat tertentu

Surat Pengunduran Diri

Dari namanya saja kita sudah tahu bahwa contoh surat pengunduran diri ini berfungsi sebagai sebuah surat yang diajukan oleh seseorang kepada pihak instansi atau Lembaga untuk keluar atau resign. Surat pengunduran diri tentu bersifat sensitif serta pribadi sehingga harus berhati-hati dalam membuatnya.

Surat Niaga

Surat niaga dipakai oleh instansi atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industry serta jasa usaha. Surat niaga sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar.

Sejarah Surat Pos

Dahulu, jasa pos adalah cara primitif penyampaian pesan yang berlangsung lambat. Dan percayakah sobat bahwa lari estafet semula buan merupakan olahraga, melainkan untuk mengantar surat dan paket. Kaisar Julius (100 SM) yang suatu ketika berada di Inggris, mengirim pesan kepada Cicero, pujangganya di Roma. Jarak yang kini bisa ditempuh kurang dari sehari dengan naik bus dulu memerlukan 28 hari.

Para pembawa pesan tak lain adalah para budak. Mereka berjalan kaki dan kemudian naik kuda yang ditempatkan pada pangkalan sambil membawa pesan. Dari sinilah istilah “pos” bermula, dari bahasa Latin positus yang artinya “ditempatkan”.

Sejarawan Yunani, Herodotus, menerangkan kerja orang-orang Persia penyampai pesan : “Tak peduli salju atau hujan, panas atau dalam keremangan malam, para kurir terus menjalankan kewajiban”.
Pada tahun 27 SM, Kaisar Agustus menata sistem pengiriman pesan dengan membuat banyak jalan di wilayah Kekaisaran Romawi. Sejak saat itu, layanan pos menjadi instrumen peradaban yang penting. Bahkan, ketika Kekaisaran Romawi runtuh pada tahun 400-an, sistem yang telah berkembang di seluruh Eropa tidak ikut berantakan.

Di belahan dunia lain, pada sekitar tahun 1200 M, pemimpin Mongol Kubilai Khan telah mengembangkan sistem layanan pesan berantai melalui 10.000 stasiun pos.

Pos sebagai jasa layanan resmi pertama kali dilakukan oleh otoritas Universitas Paris. Pada akhir abad ke-13, lembaga tersebut memepekerjakan para kurir untuk mengantarkan surat dan mengumpulkan uang kuliah mahasiswa yang berasal dari seantero Eropa.

Langkah tersebut lalu diikuti pemerintah. Pada 19 Juni 1464, Raja Louis XI memerintahkan pendirian pangkalan surat di kota-kota utama di Prancis. Pada masa pemerintahan Louis XIII dibentuk lembaga negara yang mengurusi surat dan paket.

Para penguasa negara lain segera melakukan hal yang sama. Kaisar Maximilian dari Belgia membuat jalur pos Brussels-Wina pada tahun 1516. Di Inggris, setelah sebelumnya ada jasa layanan pos partikelir, Raja Edward III pada tahun 1635 mendirikan jalur pos pemerintah antara London-Edinburg. Di Italia, layanan pos berawal pada 1561. Di Massachussetts, AS, pada 1639 berdiri pusat layanan jasa pos.

Perkembangan itu lantas berakibat diberlakukannya standardisasi ukuran amplop dan perangko. Berkembang pula aneka mesin pemisah jenis surat dan paket, pemindai perangko, kode pos, dan lain-lain.